Il progetto WMS
Che cosa si deve considerare quando si sceglie e si introduce un WMS?
Per l'utente, l'acquisto di un WMS va di pari passo con un impegno a lungo termine nei confronti del fornitore di WMS. Oltre l'80% dei fornitori di WMS dichiara un periodo medio di utilizzo del proprio WMS di dieci anni o più. Pertanto, il progetto «selezione e introduzione di un WMS» è di importanza strategica.
Oltre a selezionare il WMS che meglio supporta i processi operativi con la sua gamma di funzioni e l'integrazione nell'infrastruttura IT esistente con la sua architettura, la sfida è anche quella di prendere in considerazione i requisiti futuri dell'utente del WMS per quanto riguarda i concetti di controllo operativo e i processi aziendali. Anche la definizione dei requisiti di manutenzione e di licenza rappresenta un importante punto di decisione che ha un impatto significativo sui costi di investimento e di gestione del WMS. Considerando la durata media del rapporto commerciale, anche la «chimica» tra utente WMS e fornitore WMS gioca un ruolo importante nella selezione di un WMS. La scelta accurata di un fornitore di WMS è il passo più importante sulla strada verso una lunga relazione commerciale e un'elevata soddisfazione del cliente.
La procedura di base del progetto
In un progetto che mira a introdurre un WMS, è necessario prestare particolare attenzione a tutte le fasi del progetto fino alla selezione finale di un fornitore di WMS, soprattutto in considerazione del lungo periodo di utilizzo del WMS. In queste fasi, si stabilisce il percorso per il funzionamento di successo a lungo termine e il supporto ottimale dei processi logistici da parte del WMS.
Una gestione del progetto mirata e completa costituisce la base per questo. Sono indispensabili anche un'attenta pre-pianificazione dei processi logistici nel magazzino e la selezione di un fornitore di WMS il cui prodotto supporti al meglio i processi attuali e futuri. Le «decisioni affrettate» di solito si pagano con ritardi significativi nel progetto e costi elevati.
L'esperienza dimostra che nella scelta e nell'introduzione di un WMS, è opportuno ricorrere a esperti esterni di WMS per evitare gli inciampi più comuni, soprattutto all'inizio di un progetto WMS. Con la sua esperienza, Fraunhofer IML supporta utenti e fornitori in progetti WMS congiunti.
Le singole fasi del progetto
1. Kick-off «Progetto WMS»
Il punto di partenza del progetto WMS è una riunione di kick-off, il cui obiettivo è quello di costituire il team di progetto con i membri rilevanti e di concordare le fasi di lavoro, un calendario di attuazione, gli obiettivi del progetto e le formalità necessarie.
2. Definizione dei requisiti
La definizione dei requisiti inizia con un'analisi della situazione attuale. Una volta fatto questo, segue un'analisi dei punti deboli, sulla base della quale si prepara un concetto obiettivo.
3. Preparazione dei documenti di gara
Il concetto di obiettivo è formalmente scritto, prendendo in considerazione gli standard, le linee guida e le leggi applicabili, così come i regolamenti interni dell'azienda. I requisiti per il futuro WMS sono riassunti attraverso la definizione di indicatori chiave di prestazione e la creazione delle specifiche. Le specifiche definiscono COSA deve fare funzionalmente il WMS.
4. Assegnazione del contratto
Prima che un contratto possa essere assegnato, i documenti di gara devono essere inviati a quei fornitori WMS che soddisfano i requisiti minimi o i criteri KO - il cosiddetto «invio qualificato dei documenti di gara». A questo scopo, può essere utilizzato, per esempio, la WMS Selezione online gestita da Fraunhofer IML. Questo permette di selezionare in anticipo i fornitori di WMS che meglio soddisfano i requisiti definiti nelle specifiche. Chiaramente, oltre agli aspetti funzionali, altri fattori come la struttura aziendale di un fornitore WMS dovrebbero essere presi in considerazione.
Con una durata generalmente lunga della relazione commerciale, è importante anche che la «chimica» tra l'utente WMS e il fornitore WMS sia giusta.
Dopo l'invio dei documenti di gara, i fornitori di WMS contattati dovrebbero avere l'opportunità di visitare almeno una delle sedi di magazzino del cliente. Questo di solito contribuisce a una preparazione corretta, rapida e di qualità dell'offerta. Inoltre, una visita in loco crea un'opportunità per i potenziali partner contrattuali di conoscersi prima. Dopo aver ottenuto le offerte, è importante confrontarle tra loro in modo strutturato. Alla fine, la somma delle impressioni, delle esperienze, delle valutazioni qualitative e non ultimo, naturalmente, il risultato delle trattative sui prezzi porterà alla selezione del fornitore WMS con il quale si realizzerà l'introduzione del WMS e quindi l'implementazione del progetto.
5. Attuazione e realizzazione
Dopo il kick-off del progetto «introduzione del WMS» con il fornitore WMS selezionato, si passa all'implementazione, che è caratterizzata dalla creazione della specifica dei requisiti e dalla successiva realizzazione. La specifica dei requisiti definisce come devono essere implementate le specifiche dei requisiti. Costituisce la base di tutte le attività durante la realizzazione e dovrebbe essere parte integrante del contratto tra cliente e appaltatore.
6. Messa in funzione
La fase di messa in servizio del progetto è divisa in una fase di laboratorio, la transizione dal vecchio al nuovo WMS e le misure di formazione che si svolgono in parallelo. Nella fase di laboratorio, i test vengono effettuati con il nuovo WMS in condizioni di laboratorio, ma con dati reali. Il passaggio dal vecchio al nuovo WMS può avvenire in parallelo o con un passaggio diretto.
7. Collaudo
Durante la fase di collaudo del progetto, le funzionalità e i tempi di risposta descritti nelle specifiche e nei requisiti sono controllati per mezzo di test di prestazione, funzione e disponibilità, così come la simulazione di incidenti e la verifica delle strategie di emergenza.
Il WMS entra in funzione produttiva quando tutte le proprietà garantite del WMS sono state controllate, i commerci sono conformi ai requisiti, il protocollo di collaudo non ha errori o lacune ed è firmato da entrambi i partner contrattuali.