News

SAP runs SAP: Unser Wechsel zu SAP S/4HANA

15.09.2020

In den letzten zehn Jahren hat Cloud-Technologie ganze Branchen neu definiert und die tägliche Geschäftsabwicklung von Unternehmen grundlegend verändert. Statt der früher üblichen Jahresverträge, entscheiden sich Kunden nun für subskriptions- oder nutzungsbasierte Modelle mit monatlichen oder vierteljährlichen Zahlungen.

Und da sich unsere eigene Branche in Richtung Cloud verlagert, muss die SAP noch flexibler werden.

»Unser Umstieg auf SAP S/4HANA ist mehr als eine technologische Kerntransformation. Es handelt sich um eine echte Neuausrichtung des Unternehmens.«
– Christian Klein, CEO der SAP SE

Unser Umstieg auf SAP S/4HANA war ein entscheidender Schritt, um auf diese Veränderungen reagieren zu können. Damit haben wir den Grundstein für unseren umfassenden Wandel zum intelligenten Unternehmen gelegt. Das alte Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) der SAP war auf die Abwicklung von Großaufträgen und jährliche Verlängerungen von Wartungsverträgen ausgerichtet. Für heutige Geschäftsmodelle ist es nicht ausgelegt. Wir haben uns langfristig zum Ziel gesetzt, zu einem wirklichen Cloud-Unternehmen zu werden und SAP-Standardlösungen einzusetzen. Letztendlich lautet unser Ziel, auf SAP S/4HANA Cloud umzusteigen.

Durchgängige Integration und vereinfachte Prozesse

Mit SAP S/4HANA und dem Portfolio SAP Customer Experience als den zentralen Säulen unserer Architektur unterhält SAP eine hybride Systemlandschaft. Wesentliche Prozesse, wie Lead-to-Cash beginnen in SAP Customer Experience, wo sie ausschließlich in der Cloud ablaufen. Sie fließen dann in SAP S/4HANA (On Premise) zur Abwicklung von Fakturierungs- und zentralen Finanzprozessen.

Technisch gesehen ist SAP S/4HANA unser digitaler Kern, in dem all unsere Finanzprozesse abgebildet werden – vom Vertragsabschluss, über Kernfunktionen im Finanzwesen, Auftragsabwicklung bis hin zum Beschaffungsprozess. Es ermöglicht eine Integration unseres Kerns mit internen Produkten wie SAP Customer Experience, SAP Marketing Cloud und solchen für den Beschaffungsprozess, also Lösungen von SAP Fieldglass, SAP Concur und SAP Ariba sowie SAP SuccessFactors für das Personalwesen. Mit SAP S/4HANA können wir alle Integrationspunkte durchgängig nutzen.

Durch den Abbau von Komplexitäten bietet uns SAP S/4HANA zudem die Möglichkeit, unsere Finanzprozesse zu optimieren und einfacher zu gestalten.

Implementierungsstrategie

In Gesprächen mit Kunden werde ich oft gefragt, wie wir SAP S/4HANA bei der SAP implementiert haben. Grundsätzlich gibt es zwei Hauptansätze. Als Greenfield-Ansatz bezeichnet man eine Neuimplementierung ohne vorherige Entwicklungsarbeit, sodass die Neuausrichtung des Unternehmens als treibende Kraft agieren kann. Mit dem Brownfield-Ansatz – bei der SAP sprechen wir von Konvertierung–, ist ein technischer Ansatz gemeint, den wir zur Umstellung des alten ERP-Systems auf SAP S/4HANA gewählt haben. Dieser setzt auf vorhandenen Strukturen auf und vereinfacht Geschäftsprozesse im Rahmen des Implementierungslebenszyklus. Das Ergebnis ist eine gezielte Unternehmensneuausrichtung.

Wir haben beide Strategien angewandt. Als wir die SAP-Concur-Software in die SAP-Landschaft integriert haben, entschieden wir uns für die Greenfield-Strategie. Ebenso bei unserem ERP-System. Hier haben wir auf einen Schlag die vollständige Konvertierung von SAP ERP Central Component 6.0 auf SAP S/4HANA durchgeführt. Mit der Brownfield-Strategie bei der Umstellung auf SAP S/4HANA konnten wir parallel zur Konvertierung auch Schritt für Schritt die Transformation vorantreiben. So waren wir in der Lage, uns technologisch schnell in Richtung SAP S/4HANA zu bewegen, die Prozessvereinfachungen herauszuarbeiten und sie in den jeweiligen Prozessbereichen separat zu behandeln.

Beide Ansätze eignen sich für die Implementierung von SAP S/4HANA. Die Entscheidung für den einen oder anderen hängt dabei wirklich davon ab, wie weit das Unternehmen in Sachen Prozessvereinfachung und Digitalisierung fortgeschritten ist und wie viel Wert es auf eine vollständige Unternehmensneuausrichtung legt.

Perspektiven und Vorteile nach der Implementierung

Die Umstellung auf SAP S/4HANA schafft neue Perspektiven für Geschäftsfunktionen, die wir auf der Grundlage von Standardfunktionen einführen. Mit SAP S/4HANA haben wir nun beispielsweise durchgängige Lösungen für die Bereiche Contract-to-Revenue (Vertragsabschluss bis Erlösrealisierung), Ausgabenmanagement und Kernfunktionen im Finanzwesen geschaffen. Wichtig ist, dass der Wechsel zu SAP S/4HANA unweigerlich eine Umgestaltung der Geschäftsprozesse zur Folge hatte. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der Integration neuer technischer und innovativer Funktionen.

• Automatisierung:Neue intelligente Szenarien für die robotergesteuerte Prozessautomatisierung ermöglichen es uns, die Anzahl der manuellen Aktivitäten zu begrenzen.
• Innovation: Wir führen Szenarien auf Basis von maschinellem Lernen und künstlicher Intelligenz (KI) ein und arbeiten zusammen mit SAP Product Engineering daran, diese Funktionen in SAP-Standardlösungen zu integrieren.
• Durchgängige Integration: Integration ist ein wichtiges Thema, das sich auf Kundenfeedback stützt. SAP S/4HANA wurde in den Kern unserer internen Unternehmensarchitektur und in die meisten unserer End-to-End-Systeme integriert.
• Prozessvereinfachung: SAP S/4HANA spielt eine tragende Rolle beim Abbau von Komplexitäten in Geschäftsprozessen.

Vor der Umstellung haben wir ungefähr 3.000 Modifikationen an unserem alten ERP-System identifiziert. Dank des Wechsels konnten wir die Anzahl auf etwa 1.500 senken. Sich diesem Wandel zu verschreiben, war eine große Entscheidung für die SAP, da viele Geschäftsbereiche betroffen und Zeit und Budget erforderlich sind. Die Auswirkungen müssen für alle nachvollziehbar sein und dürfen nicht unterschätzt werden. Durch das vor Kurzem erfolgte Upgrade auf das aktuelle Release von SAP S/4HANA konnten wir diese Zahl noch weiter senken. Wir sind fest entschlossen, Schritt für Schritt alle Modifikationen zu beseitigen und gänzlich SAP-Standardlösungen einzusetzen.

Von zentraler Bedeutung für meine Rolle als CIO der SAP sind die Gesamtbetriebskosten einer Lösung. Nun unterstützen eine Reihe einzelner Anwendungen den durchgängigen Prozess und nicht mehrere, unterschiedliche Anwendungen denselben Prozess. Dadurch konnten wird die Gesamtbetriebskosten erheblich senken.

Die Corona-Pandemie und die Bedeutung von SAP S/4HANA

Wir sind alle von der aktuellen Situation betroffen. Nach wie vor leidet die ganze Welt stark unter den Auswirkungen der Pandemie und die langfristigen wirtschaftlichen Folgen lassen sich nur erahnen. Doch viele Unternehmen spüren bereits die unmittelbaren Auswirkungen, da sie Schwierigkeiten haben, ihre Rechnungen zu bezahlen.

Mit SAP S/4HANA haben wir kürzlich ein Framework zur Ausnahmebehandlung für unsere Inkassoprozesse eingeführt. Das Ausnahme-Framework dient als Benachrichtigungswerkzeug und kann die Genehmigungszeit für Prozesse deutlich verkürzen, in denen Zahlungen aufgeschoben werden müssen. Wir können den wirtschaftlichen Schaden für unsere Kunden zwar nicht abwenden. Trotzdem zeigt dieses Beispiel, wie sich weniger komplexe Geschäftsprozesse dank technologischer Weiterentwicklung in Krisenzeiten positiv auswirken können.

Zusammengefasst handelt es sich bei SAP S/4HANA um eine durchgängige, intelligente ERP-Lösung für Cloud- und On-Premise-Betriebsmodelle, die das Leistungspotenzial unseres gesamten Unternehmens erhöht. Sie bietet uns die notwendige Branchentiefe und alle gewünschten Vorteile der Cloud. So können wir in Echtzeit Prognosen abgeben und handeln und ganz auf die Bedürfnisse unserer Kunden eingehen. Die Umstellung auf SAP S/4HANA ist viel mehr als eine technologische Transformation. Es handelt sich um eine umfassende und grundlegende Neuausrichtung des Unternehmens.

Mit der Entscheidung für SAP S/4HANA beginnt für Ihr Unternehmen ein Transformationsprozess. Ich hoffe, dass wir Sie dabei mit unserer Erfahrung hilfreich unterstützen können. Innovationen und Cloud-Technologie erfordern flexible Geschäftsmodelle. SAP S/4HANA steht Ihnen für diesen nächsten Schritt als starker Partner zur Seite.