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Auswahl eines Lagerverwaltungssystems - Externe oder interne Lösung?

12.05.2014

Es ist die „Eine-Million-Dollar-Frage“, meint Patti Satterfield, Leiterin des Marketings beim international tätigen Logistikkonzern Fortna Inc. So gut wie jedes Unternehmen, das vor der Auswahl des passenden Warehouse Management System (WMS) steht, muss sie klären. Auf der einen Seite gibt es Systeme, die Teil eines ERP-Pakets sind und die Integration mit der Warenwirtschaft des jeweiligen Herstellers bieten.

Das bekannteste Beispiel ist die Software des Walldorfer SAP-Konzerns, die eigene Module für das Warehouse Management bereithält: WM im Standard und EWM für erweiterte Anforderungen. Auf der anderen Seite gibt es eine Reihe von Anbietern, die ein spezielles Know-how aufgebaut und ein WMS entwickelt haben. Eines der am weitesten verbreiteten ist das Lagerführungssystem LFS von Ehrhardt + Partner in Boppard-Buchholz. Beide Lösungen haben ihre Vorzüge, die bei der Auswahl des Lagerverwaltungssystems zu gewichten sind. Zunächst stellt sich die Frage, ob ein integriertes oder ein externes WMS den größeren Nutzen bringt.

Ein strukturiertes und auf die Bedürfnisse des Unternehmens ausgerichtetes Auswahlverfahren muss sich zunächst mit der Klärung der Anforderungen befassen. Ist die Komplexität niedrig, so kann es genügen, das Logistik-Modul des bereits im Einsatz befindlichen ERP-Systems für die Nutzung einzurichten. Um dies zu beurteilen, sind die logistischen Prozesse zu untersuchen und es ist zu ermitteln, welchen Stellenwert die Verfügbarkeit von Artikeln und die Liefertreue haben. Auch sollte das Zusammenspiel übergeordneter Unternehmensziele mit der Logistik bedacht werden: beispielsweise steht Kosteneinsparungen durch Minimieren des Lagerbestands die Sicherung der Versorgung und der Lieferung gegenüber. Welche Kundenerwartungen sind zu erfüllen und wie ist dies am besten durch die Lagerführung umzusetzen? Ist es erforderlich, die Ein- und Auslagerstrategien und die Kommissionierverfahren zu verändern? Welche Bedeutung hat die Flexibilität der Prozesse und dies – soweit absehbar – nicht nur in der Gegenwart, sondern auch in der Zukunft? In welchem Rahmen und in welchen Bereichen sind Störungen der Logistikkette akzeptabel, wo sind sie unter allen Umständen zu vermeiden? Eine höhere Komplexität in der Logistik tritt in der Regel in distributionsorientierten Unternehmen auf, ansteigend mit der Höhe des Warendurchsatzes und der Varietät an Artikeln. Wenn sich zeigt, dass die Logistik komplexere Anforderungen zu erfüllen hat, so bleibt die Wahl zwischen einem Zusatzmodul des ERP-Anbieters oder der Software-Lösung eines Logistik-Spezialisten wie zum Beispiel LFS von Ehrhardt + Partner. Es ist das Produkt zu identifizieren, das am besten die Strukturen und Prozesse in Lager und Logistik steuert. Dabei sind allzu frühzeitige Festlegungen zu vermeiden, denn es muss das Ziel sein, die optimale Lösung zu finden.

Die Logistik gehört zum Kernbereich eines jeden Handels- und Fertigungsunternehmens. Die Aufgaben, die sie zu erfüllen hat, hängen in hohem Maße von der jeweiligen Branche ab. Die Erfordernisse sind hoch, wenn eine Vielzahl von Artikeln lieferbereit gehalten werden müssen oder die Nachfrage saisonalen Schwankungen unterliegt. Davon betroffen ist in erster Linie der Handel, beispielsweise in Bereichen wie Textilien, Getränke und Ersatzteile. Doch ist zunehmend zu beobachten, dass dies auch für Produktionsunternehmen gilt, und nicht nur wegen anderer Verfahren bei der Versorgung mit Nachschub wie der »Just-in-time«-Belieferung. Besonders auf der Seite der Distribution kommen Anforderungen hinzu, die sich auf die Logistik auswirken. Dazu zählen die vermehrte Direktbelieferung des Einzelhandels, etwa von Filialketten, aber auch die Ausbreitung des Online-Geschäfts. Das Ergebnis ist eine erhebliche Verkürzung des Lieferzeitraums, ganz gleich ob sich ein Webshop an den Handel oder an den Endkunden richtet. Aus all dem ergeben sich neue Erfordernisse im Lager, wo eine flexible Ein- und Auslagerung sowie verschiedene, eventuell parallel nutzbare Arten der Kommissionierung erforderlich werden. Es liegt auf der Hand, dass damit die Erwartungen an die Leistungsfähigkeit eines WMS steigen, und dies auch bezüglich künftig einzurichtender Distributionswege.

Die Logistik-Module, die als Teil von ERP-Systemen angeboten werden, sind in diese Software integriert, was Vorteile bei der Einführung und hinsichtlich der Benutzerführung verspricht. Doch muss auch diese Software an Ort und Stelle in die bestehende Logistik- und IT-Landschaft eingebunden werden. Es bleibt in jedem Fall ein Projekt zu realisieren, um die Applikation einzubinden und die Prozesse zu optimieren. Ebenso müssen auch integrierte Systeme den Datenaustausch über Schnittstellen vollziehen. Da viele externe WMS über zertifizierte Schnittstellen verfügen (die erste Zertifizierung im Bereich Logistik nahm SAP im Jahr 1997 für LFS vor), erscheint der Unterschied marginal. Darüber hinaus ist es als Vorteil anzusehen, wenn ein Projekt mit dem Hersteller der Software durchgeführt werden kann. Der Kunde hat den direkten Kontakt bei möglichen Anpassungen oder Sonderprogrammierungen und ihm steht darüber hinaus ein spezifisches Know-how im Bereich Logistik zur Verfügung, das sich bis zur Generalunternehmerschaft mit der Einbindung von Subsystemen und Standorten erstreckt. Diese Erfahrungen schlagen sich auch im Leistungsumfang der angebotenen Standard-Software nieder. Wie der Analyst Jeff Woods vom Marktforschungsunternehmen Gartner gegenüber der Zeitschrift Inbound Logistics feststellte, haben ERP-Anbieter »recht gute Warehouse Management Systeme, aber sie sind nicht die besten im Markt.« Nach Meinung Woods’ können diese Systeme »meistens die Anforderungen für sehr komplizierte Lagereinrichtungen nicht erfüllen.«

Die Einschätzung des Analysten spiegelt sich vor allem in zwei Punkten. Der eine betrifft die Funktionalität von Softwarelösungen, die über Jahre für die komplexen Anforderungen einer facettenreichen Branche entwickelt wurden. Gegenüber den Produkten innerhalb einer ERP-Lösung bieten die WMS der Logistik-Spezialisten generell einen erweiterten Funktionsumfang. Ein Indikator für die Leistungsfähigkeit einer Software ist der Kundenstamm des jeweiligen Anbieters. Dies betrifft nicht nur die Branchenvielfalt, sondern auch die Verwendung durch große Logistik-Dienstleister, die für Kunden der verschiedensten Bereiche arbeiten. Hinzu kommt ein wichtiger Vorzug vieler Softwaresysteme für die Logistik: Sie sind so angelegt, dass Prozesse nicht programmiert werden müssen, sondern von den Anwendern selbst zu parametrisieren sind. Dies hat zur Folge, dass nach Einführung eines externen WMS die jeweiligen Unternehmen oft mit großer Selbständigkeit arbeiten. Es gibt WMS-Kunden, die eigene Abläufe einrichten, andere nehmen sogar ganze Lager neu in Betrieb und binden weitere Standorte an. Das selbständige Arbeiten kann soweit gehen, dass einem Softwarehersteller nicht einmal alle Einsatzzwecke und -orte seines eigenen Produkts bekannt sind. Fast alle Kunden berichten nicht nur von der Zunahme des logistischen Know-hows ihrer Mitarbeiter nach Einführung der Software, sondern auch von ihrer Fähigkeit, die Lagerabläufe in der Applikation auf veränderte Anforderungen selbst einzustellen. Es gibt Fälle, in denen die neue Logistik die Voraussetzungen schuf, um ein weiteres Geschäftsmodell zu entwickeln, und dies mitunter ungeplant – beispielsweise einen Online-Handel zu eröffnen. Die Flexibilität eines WMS wird immer wichtiger in einem Wirtschaftssektor, den eine anhaltende Tendenz zur Rationalisierung und Automatisierung charakterisiert.

Die Logistik ist mehr als eine Branche: sie hat sich zu einer eigenen Disziplin entwickelt, die für Unternehmen vieler Bereiche eine große oder sogar entscheidende Bedeutung hat. Da sie immer prozessorientiert ist, entstand eine eigene Denkweise, die sich in den Softwares der Spezialanbieter niederschlägt. Das Praxiswissen der Mitarbeiter in den Projektteams, die meist über fundierte Erfahrungen in der Logistik verfügen, kommt auch der Entwicklung zugute. Externe Lösungen wie LFS führen die Nutzer anhand der Abfolge der Benutzeroberflächen durch die Abläufe. Dies bedeutet nicht nur eine verringerte Komplexität gegenüber den an »klassischen« ERPs orientierten Produkten, es schafft auch die Voraussetzungen für die selbständige Konfigurierbarkeit, besonders das Einstellen der Prozesse durch die jeweilige Reihung der Bedienmasken. Ähnliches gilt für das Thema Integration sowohl in logistischer als auch in technischer Hinsicht. Die Einführung eines WMS ist niemals ein Inselprojekt, in jedem Fall müssen betriebswirtschaftliche Programme und logistische Subsysteme angeschlossen werden. Wenn hunderte von Kunden eine externe Logistiksoftware angebunden an ihr SAP-System einsetzen, so erweist sich das Thema »Integration« kaum noch als geeignet für eine grundsätzliche Differenzierung. Die Erfahrungen aus vielen Projekten und die direkten Kontakte zu Kunden nutzt ein Hersteller wie Ehrhardt + Partner, um die Implementierungen zu vereinfachen und zu verkürzen. Es können Vorlagen (»Templates«) in die Software eingespielt werden, was die Übertragung von Prozessen auf Unternehmen derselben Branche oder mit ähnlichen Anforderungen ermöglicht. Da ganze Abläufe mit implementiert werden können, ist in dem Projekt nur noch der Feinschliff erforderlich. Im Unterschied zu SAP, das die Umsetzung meist Beratungshäusern überlässt, kann der Hersteller einer externen Logistik-Lösung auch neue Anforderungen seiner Projektkunden zügig in der Software berücksichtigen. Die Spezialanbieter haben den Vorteil ihres Erfahrungsschatzes, dürfen aber in ihrer Innovationskraft nicht nachlassen, um ihre Stellung zu behaupten. Die Logistik ist in jeder Hinsicht von Dynamik geprägt – nur wer dies lebt, kann auf Dauer bestehen.

Neben dem Funktionsumfang sowie der Anpassungs- und Zukunftsfähigkeit der Software sollten Projekterfahrung, Support, Know-how und Schulungskonzept der Anbieter bei der Auswahl eines WMS berücksichtigt werden. Auf der Seite der Kosten sollten die Ausgaben für Software-Lizenzen und die Projektumsetzung ebenso in die Gesamtberechnung einfließen wie die laufenden Kosten. Auch das Lizenzmodell sollte mit einbezogen werden, denn einem lösungsorientierten Ansatz mit einer zentralen Serverlizenz wie im Fall von LFS steht oft eine nutzerorientierte Berechnung gegenüber, die sich besonders bei künftigen Erweiterungen niederschlägt. Ein Programm, das von den Unternehmen, die es einsetzen, weitgehend selbst zu verwalten und anzupassen ist, bietet nicht nur auf mittlere und längere Sicht die günstigste Möglichkeit. Es entwickelt sich in den Händen der Anwender zu einem Werkzeug, mit dessen Hilfe die Logistik und die Lagerhaltung kontinuierlich weiter zu entwickeln und zu optimieren sind. Die Nutzer bekommen ein Instrument in die Hand, um eine anhaltende Verbesserung der Wettbewerbsfähigkeit zu erreichen. Ein externes Warehouse Management System wie LFS, das große Logistik-Dienstleister wie DHL, Fiege und Hellmann im globalen Rahmen einsetzen, wird sich oft als die überlegene Lösung erweisen.



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