Il progetto WMS

Cosa si deve considerare nella selezione e implementazione di un WMS?

Per l'utente, l'acquisto di un WMS è legato a un impegno a lungo termine con il fornitore del WMS. Più dell'80% dei fornitori di WMS dichiarano un periodo medio di utilizzo del loro WMS di dieci anni o più. Così, il progetto «selezione e introduzione di un WMS» è di importanza strategica.

Average time of use of the WMS in years from the WMS vendors point of view

Oltre a selezionare il WMS che supporta al meglio i processi operativi con la sua gamma di funzioni e l'integrazione nell'infrastruttura IT esistente con la sua architettura, la sfida è anche quella di prendere in considerazione le esigenze future dell'utente WMS per quanto riguarda i concetti di gestione operativa e i processi aziendali. La definizione dei requisiti di manutenzione e di licenza è un importante punto di decisione che ha un impatto significativo sull'investimento e sui costi operativi del WMS. Guardando la durata media della relazione commerciale, la «intesa» tra l'utente WMS e il fornitore WMS gioca anche un ruolo importante nella scelta di un WMS. La selezione accurata di un fornitore WMS è il passo più importante sulla strada verso una lunga relazione d'affari e un'alta soddisfazione del cliente.

La procedura di base del progetto

In un progetto che mira a introdurre un WMS, si deve prestare particolare attenzione a tutte le fasi del progetto fino alla selezione finale di un fornitore WMS, soprattutto in vista del lungo periodo di utilizzo del WMS. In queste fasi, il percorso è impostato per il funzionamento di successo a lungo termine e il supporto ottimale dei processi logistici da parte del WMS.

Una gestione dei progetti mirata e completa ne costituisce la base. Un'attenta pre-pianificazione dei processi logistici nel magazzino e la selezione di un fornitore WMS il cui prodotto supporta i processi attuali e futuri nel miglior modo possibile sono anche indispensabili. Le «soluzioni rapide» di solito devono essere pagate con ritardi significativi del progetto e costi elevati.

L'esperienza dimostra che quando si seleziona e si introduce un WMS, è opprotuno ricorrere a esperti WMS esterni per evitare i soliti ostacoli, soprattutto all'inizio di un progetto WMS. Con il sua know how, Fraunhofer IML supporta utenti e fornitori in progetti WMS comuni.

Durchschnittliche Einführungsdauer eines WMS in Monaten für automatisierte und manuelle Lager

Le singole fasi del progetto

1. Kick-off «Progetto WMS»

Il punto di partenza del progetto WMS è una riunione di kick-off, il cui obiettivo è quello di costituire il team di progetto con i membri rilevanti e di concordare le fasi di lavoro, un calendario di attuazione, gli obiettivi del progetto e le formalità necessarie.

2. Definizione dei requisiti

La definizione dei requisiti inizia con un'analisi della situazione attuale. Una volta fatto questo, segue un'analisi dei punti deboli, sulla base della quale si prepara un concetto obiettivo.

3. Preparazione dei documenti di gara

Il concetto di obiettivo è formalmente scritto, prendendo in considerazione gli standard, le linee guida e le leggi applicabili, così come i regolamenti interni dell'azienda. I requisiti per il futuro WMS sono riassunti attraverso la definizione di indicatori chiave di prestazione e la creazione delle specifiche. Le specifiche definiscono COSA deve fare funzionalmente il WMS.

4. Assegnazione del contratto

Prima che un contratto possa essere assegnato, i documenti di gara devono essere inviati a quei fornitori WMS che soddisfano i requisiti minimi o i criteri KO - il cosiddetto «invio qualificato dei documenti di gara». A questo scopo, può essere utilizzato, per esempio, la WMS Selezione online gestita da Fraunhofer IML. Questo permette di selezionare in anticipo i fornitori di WMS che meglio soddisfano i requisiti definiti nelle specifiche. Chiaramente, oltre agli aspetti funzionali, altri fattori come la struttura aziendale di un fornitore WMS dovrebbero essere presi in considerazione.

Con una durata generalmente lunga della relazione commerciale, è importante anche che la «chimica» tra l'utente WMS e il fornitore WMS sia giusta.

Dopo l'invio dei documenti di gara, i fornitori di WMS contattati dovrebbero avere l'opportunità di visitare almeno una delle sedi di magazzino del cliente. Questo di solito contribuisce a una preparazione corretta, rapida e di qualità dell'offerta. Inoltre, una visita in loco crea un'opportunità per i potenziali partner contrattuali di conoscersi prima. Dopo aver ottenuto le offerte, è importante confrontarle tra loro in modo strutturato. Alla fine, la somma delle impressioni, delle esperienze, delle valutazioni qualitative e non ultimo, naturalmente, il risultato delle trattative sui prezzi porterà alla selezione del fornitore WMS con il quale si realizzerà l'introduzione del WMS e quindi l'implementazione del progetto.

5. Attuazione e realizzazione

Dopo il kick-off del progetto «introduzione del WMS» con il fornitore WMS selezionato, si passa all'implementazione, che è caratterizzata dalla creazione della specifica dei requisiti e dalla successiva realizzazione. La specifica dei requisiti definisce come devono essere implementate le specifiche dei requisiti. Costituisce la base di tutte le attività durante la realizzazione e dovrebbe essere parte integrante del contratto tra cliente e appaltatore.

6. Messa in funzione

La fase di messa in servizio del progetto è divisa in una fase di laboratorio, la transizione dal vecchio al nuovo WMS e le misure di formazione che si svolgono in parallelo. Nella fase di laboratorio, i test vengono effettuati con il nuovo WMS in condizioni di laboratorio, ma con dati reali. Il passaggio dal vecchio al nuovo WMS può avvenire in parallelo o con un passaggio diretto.

7. Collaudo

Durante la fase di collaudo del progetto, le funzionalità e i tempi di risposta descritti nelle specifiche e nei requisiti sono controllati per mezzo di test di prestazione, funzione e disponibilità, così come la simulazione di incidenti e la verifica delle strategie di emergenza.

Il WMS entra in funzione produttiva quando tutte le proprietà garantite del WMS sono state controllate, i commerci sono conformi ai requisiti, il protocollo di collaudo non ha errori o lacune ed è firmato da entrambi i partner contrattuali.

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