Il progetto WMS

Che cosa deve essere considerato durante una seleziona ed implementazione di un WMS?

Un progetto di “Selezione e introduzione di un WMS” in una azienda è di importanza strategica. Con l’acquisto di un WMS, l’utente avvia un rapporto contrattuale a lungo termine con il fornitore WMS. Più di tre quarti dei fornitori WMS indicano un periodo di dieci anni come durata media dell’utilizzo del loro WMS.

Durata media dell‘utilizzo di un WMS in anni

Oltre alla selezione del WMS, che supporta nel miglior modo possibile i processi operativi attraverso le funzionalità e l’integrazione nell’infrastruttura IT esistente, la sfida consiste anche nella considerazione delle esigenze future dell’utente WMS riferite ai concetti di gestione e ai processi aziendali operativi. Anche la definizione delle esigenze di manutenzione e l’organizzazione della licenza, rappresenta un fattore decisionale importante, che ha un impatto significativo sui costi di investimento e di gestione del WMS. Considerando il lungo periodo di collaborazione, la “chimica“ tra utente WMS e fornitore è fondamentale. La selezione di un fornitore WMS è il passo più importante verso una collaborazione ed un elevato livello di soddisfazione del cliente.

Lo svolgimento del progetto

In un progetto con l’obiettivo di introduzione di un WMS, che viene utilizzato per un lungo periodo, particolare attenzione deve essere rivolta a tutte le fasi del progetto, fino alla selezione conclusiva di un fornitore WMS. In queste fasi vengono messe le basi per un successo a lungo termine e il supporto ottimale dei processi logistici tramite il WMS.

Un project management mirato e completo è fondamentale. Inoltre sono essenziali una accurata pianificazione preliminare dei processi logistici nel magazzino e la selezione di un fornitore WMS, il cui prodotto supporti i processi attuali e futuri. “Decisioni affrettate” portano generalmente a ritardi del progetto con costi elevati.

L’esperienza dimostra, che una consulenza nella selezione e nell’introduzione di un WMS di esperti esterni è utile per evitare ostacoli ricorrenti, soprattutto all’inizio di un progetto WMS. Il Fraunhofer IML con le sue competenze offre supporto comune agli utenti e ai fornitori nel progetto di WMS.

Durata media di un'introduzione WMS in mesi

Le fasi del progetto

1. Kick off the "progetto WMS"

Il punto di partenza del progetto WMS è un meeting kick-off con l’obiettivo della composizione del team del progetto con i partecipanti rilevanti e la definizione dei passi di lavoro, di un calendario di applicazione, degli obiettivi del progetto e delle formalità necessarie.

2. Definizione delle requisiti

La definizione delle esigenze inizia con l’analisi della situazione reale. In seguito viene effettuata una valutazione dei punti deboli, su cui viene preparato un concetto ideale.

3. Preparazione dei documenti per la selezione

Il concetto ideale viene definito in forma scritta, considerando norme applicabili, direttive, leggi e regolamenti interni all’azienda. Le esigenze di un WMS ideale vengono riassunte nella definizione degli indicatori di prestazione e nel capitolato delle esigenze. Il capitolato definisce QUALE funzionalità deve fornire il WMS ideale.

4. Assegnazione dell’ordine

Il primo passo è la spedizione dei documenti della selezione ai fornitori WMS che soddisfano le esigenze minime o i criteri k.o. - la cosiddetta “spedizione qualificata dei documenti della selezione in corso”. L’utilizzo della selezione WMS on-line gestita dal Fraunhofer IML garantisce una pre-selezione dei fornitori WMS, che soddisfano nel miglior modo le esigenze descritte precisate nel capitolato. Ovviamente oltre agli aspetti funzionali vengono considerati anche ulteriori fattori come ad esempio la struttura aziendale di un fornitore WMS.

In un periodo di collaborazione generalmente lungo, la “chimica” tra utente WMS e fornitore è fondamentale.

Dopo la spedizione dei documenti della selezione, i fornitori WMS dovrebbero avere l’opportunità di una visita nel sito dell’utente. Questo consente un primo incontro dei contraenti potenziali e dà al fornitore la possibilità di preventivare l’offerta in modo corretto, rapido e di elevata qualità.

In seguito, le proposte presentate devono essere confrontate in modo strutturato. Alla fine, la somma data dalle impressioni, esperienze, valutazioni qualitative e soprattutto il risultato delle trattative sul prezzo portano alla selezione del fornitore WMS, all’introduzione del WMS e di conseguenza alla realizzazione del progetto.

5. Applicazione e realizzazione

Dopo il kick-off del progetto “Introduzione WMS“ con il fornitore WMS selezionato, viene effettuata l’attuazione, che comprende la stesura del capitolato di fornitura e la realizzazione successiva. Il capitolato di fornitura definisce, COME le specifiche del capitolato devono essere applicate. Questo è fondamentale per tutte le attività necessarie durante la realizzazione e dovrebbe essere una parte integrante del contratto tra utente e fornitore.

6. Attivazione della funzionalità

La fase del progetto “attivazione“ è suddivisa in una fase di laboratorio, il trasloco dal vecchio al nuovo WMS e le misure di formazione contemporanee. Nella fase di laboratorio vengono effettuati, con il nuovo WMS, i test in condizioni di laboratorio, ma con i dati reali. Il cambio dal vecchio al nuovo WMS può essere effettuato in funzionamento parallelo o in cambiamento diretto.

7. Collaudo

Durante la fase del progetto “collaudo“ avviene il controllo delle funzionalità e delle tempistiche descritte nel capitolato e nel capitolato di fornitura, attraverso test di prestazione, di funzionalità e di disponibilità, la simulazione di disturbi e la verifica di strategie di emergenza.

A questo punto il WMS passa nel funzionamento produttivo se tutte le caratteristiche del WMS garantite sono state controllate, le funzioni corrispondono alle esigenze, il verbale di collaudo non presenta nessun errore o gap e viene firmato da entrambi i contraenti.

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