Tracciamento degli ordini: come applicarlo efficacemente nella logistica

In un ambiente sempre più competitivo, dove la rapidità, la trasparenza delle informazioni e il rigoroso rispetto delle date di consegna sono fattori che fanno la differenza, avere un sistema efficiente di tracciamento delle spedizioni risulta indispensabile. Ciò non solo migliora l’esperienza del cliente ma ottimizza anche la gestione operativa, permettendo di anticipare e risolvere possibili problemi.

In questo post parliamo di come utilizzare un sistema automatico di tracciamento nel tuo magazzino e che tecnologie possono aiutarti a ottimizzare questo processo in modo semplice ed efficace.

Cos’è il tracciamento degli ordini nella logistica?

In logistica, il tracciamento degli ordini è il processo per monitorare in tempo reale l’ubicazione e lo stato di ogni pacco, dalla sua preparazione nel magazzino fino alla fase dell’ultimo miglio, che consiste nella consegna al cliente. Grazie alle successive letture dell’ID dei pacchi, ogni passaggio rimane registrato: movimentazioni, tempo di transito, cambiamenti di stato e possibili incidenze.

Questo tracking logistico non solo serve affinché il cliente possa cercare una spedizione, sapere dove si trova o seguire un ordine in ogni fase, ma fa in modo che le aziende possano ottimizzare i percorsi di trasporto, anticipino ritardi e mantengano il controllo sulle SLA (Service Level Agreement). In ambienti con alta rotazione e grandi volumi di ordini, disporre di un sistema di tracciamento di spedizioni è essenziale per garantire un servizio competitivo, sia a livello nazionale sia internazionale.

Benefici di introdurre un sistema di tracciamento dell’ordine

Dotarsi di un sistema di tracciamento dell’ordine porta vantaggi diretti per le operazioni logistiche e per il servizio ai clienti. Tra i principali benefici si distinguono:

• Visibilità in tempo reale. Fornisce ai responsabili logistici informazioni aggiornate sull’ubicazione e lo stato di ogni ordine, il che semplifica il processo decisionale e la gestione giornaliera del magazzino.
• Esperienza ottimale per il cliente. Il consumatore può accedere facilmente a una piattaforma di tracciamento, consultare il numero di tracciamento o localizzazione, e rintracciare l’ordine senza necessità di contattare l’azienda, eliminando l’incertezza e migliorando la fiducia del servizio.
• Riduzione degli errori e reclami. Automatizzare il tracking diminuisce la gestione manuale, evita errori e semplifica il rilevamento e la risoluzione dei problemi.
• Ottimizzazione dei processi logistici. Il sistema di tracciamento in tempo reale genera dati importanti per analizzare il rendimento, identificare colli di bottiglia e velocizzare le consegne, aspetti cruciali per rispettare gli accordi del livello di servizio.
• Controllo sull’ultimo miglio. Integrare il tracciamento della spedizione con le aziende di trasporto fornisce un controllo esaustivo sulla fase più sensibile della consegna, aiutando a evitare ritardi.

Tecnologie chiave nel tracciamento degli ordini in tempo reale

Per introdurre un sistema di tracciamento efficace, l’integrazione di diverse tecnologie che colleghino il magazzino al trasporto e al cliente risulta determinante:

• Terminali di radiofrequenza (RFID o scanner) e smartphone. I lettori di codici a barre leggono e registrano in tempo reale il movimento di ogni pacco, associando l’ID o localizzatore a ogni operazione. Inoltre, alcune aziende incorporano sistemi di tracciamento GPS per conoscere la posizione esatta delle spedizioni durante il trasporto.
• Software di gestione magazzino (WMS). Questi sistemi centralizzano le informazioni di stock, ordini e spedizioni, agendo come il cervello che collega il magazzino con l’esterno e con le piattaforme di tracking. Ad esempio, il software di gestione magazzino Easy WMS possiede il modulo Multi-Carrier Shipping Software, che semplifica l’integrazione con varie aziende di trasporti. Inoltre, automatizza la creazione di etichette, l’assegnazione di numeri di tracciamento e l’attualizzazione dello stato di ogni invio in diverse piattaforme.
• TMS (Transportation Management System). I sistemi TMS sono strumenti di gestione del trasporto che organizzano e ottimizzano le spedizioni. Garantiscono una comunicazione bidirezionale tra l’azienda e i trasportatori, aspetto primordiale per mantenere aggiornato il tracciamento in tempo reale.
• Piattaforme di tracciamento. Offrono al cliente la possibilità di tracciare l’ordine, cercare una spedizione, consultare il tracking number o sapere dove si trova il pacco in qualsiasi momento.
• ERP (Enterprise Resource Planning). L’ERP è il sistema centrale che unisce tutti i processi aziendali, inclusi quelli di vendita, acquisto, inventario, magazzino e trasporto. La sua integrazione con il WMS e il TMS consente una tracciabilità completa dell'ordine dal momento in cui viene generato fino alla consegna al cliente.

Esempio dettagliato di implementazione di un sistema di tracciamento degli ordini

Adottare un sistema di tracciabilità degli ordini non significa solo installare un software, ma anche integrare processi, tecnologia e attrezzature per ottenere una logistica più agile e tracciabile. Un chiaro esempio di ciò sono le aziende Wallbox e Stand-Privé.com, che hanno implementato un sistema di tracciamento in collaborazione con Mecalux:

Passaggio 1. Analisi delle esigenze e degli obiettivi

Ogni progetto inizia con un'analisi dettagliata. Wallbox, uno dei principali produttori di caricabatterie per veicoli elettrici, aveva bisogno di gestire un volume crescente di ordini internazionali e controllare ogni spedizione in tempo reale. Da parte sua, Stand-Privé.com, un importante e-commerce francese specializzato nella moda, necessitava di agilità nella preparazione di migliaia di ordini giornalieri e di una tracciabilità completa per migliorare l'esperienza di acquisto.

Passaggio 2. Integrazione di un WMS

Entrambe le aziende hanno scelto Easy WMS di Mecalux, insieme al modulo Multi Carrier Shipping Software, che si collega alle aziende di trasporto e automatizza la gestione delle etichette, la documentazione di spedizione e la comunicazione dei dati. Questo passaggio ha comportato:

• La configurazione del software per adattarlo ai corrieri abituali (DHL, UPS, GLS, ecc.).
• L’integrazione di Easy WMS con l'ERP e le piattaforme e-commerce nel caso di Stand-Privé.com.
• La personalizzazione delle regole di spedizione e l'assegnazione automatica dei corrieri in base alla destinazione, ai costi o ai tempi di consegna.

Passaggio 3. Formazione degli utenti e test

Il successo di qualsiasi implementazione dipende dalle persone. Sia Wallbox che Stand-Privé.com hanno formato i propri operatori e responsabili logistici affinché acquisissero familiarità con il sistema. Sono stati effettuati test di stampa delle etichette, convalida dei dati e simulazioni dei processi di spedizione per garantire un avviamento senza errori.

Passaggio 4. Avviamento e funzionamento quotidiano

Dopo la formazione, è arrivato il momento di mettersi all'opera. In Wallbox, il sistema ha permesso di conoscere in tempo reale lo stato di ogni ordine, dalla preparazione alla consegna al cliente, un elemento cruciale per le spedizioni internazionali. Stand-Privé.com, dal canto suo, è riuscita a accorciare i tempi di spedizione e a offrire ai propri acquirenti informazioni specifiche sul tracciamento dei loro pacchi, anche durante i periodi di picco come i saldi o il Black Friday.

Passaggio 5. Ottimizzazione continua

Con il sistema operativo, entrambe le aziende hanno iniziato ad analizzare i dati per ottimizzare i processi. Wallbox utilizza le informazioni di Easy WMS e il modulo Multi Carrier Shipping Software per pianificare alla perfezione le proprie spedizioni internazionali e ottimizzare i costi logistici. Stand-Privé.com sfrutta la tracciabilità per gestire gli incidenti in modo proattivo e rafforzare la fidelizzazione dei propri clienti.

Monitoraggio degli ordini: base strategica per una logistica competitiva

Il monitoraggio degli ordini non è più un valore aggiunto, ma è diventato una funzionalità basilare nella logistica moderna. L'implementazione di un sistema automatico garantisce la tracciabilità in tempo reale, riduce i costi e migliora l'esperienza del cliente, contribuendo al rispetto dei rigorosi accordi sul livello di servizio. Per le aziende, ciò significa trasformare la logistica in un'area strategica che apporta valore e competitività.