Il codice SKU (Stock Keeping Unit) è un codice alfanumerico univoco usato per identificare, tracciare e distinguere varianti di merci in magazzino.
Senza SKU ben codificati, la gestione delle scorte diventa rapidamente caotica. Due varianti dello stesso prodotto, per esempio una maglietta rossa taglia M e la stessa in taglia L, risultano indistinguibili nei sistemi gestionali, generando errori di picking, inventari imprecisi e ordini evasi in modo errato. A livello operativo, la mancanza di una codifica SKU strutturata si traduce in tempo sprecato a cercare la merce, difficoltà nel rilevare le scorte reali e impossibilità di analizzare la rotazione dei singoli articoli.
Daniele Rosada, il nostro Software Developer specializzato in flussi logistici, ci spiegherà in questo articolo cosa sono i codici SKU, come crearli e come razionalizzarli per una gestione puntuale delle scorte in magazzino.
SKU è l’acronimo di Stock Keeping Unit, termine che possiamo tradurre come »unità di gestione delle scorte«. Si identifica con un codice alfanumerico creato dall’azienda per identificare in modo univoco una specifica variante di prodotto all’interno dell’azienda.
»Ogni SKU rappresenta una specifica tipologia di articolo caratterizzata da attributi che la distinguono da tutte le altre.« spiega Daniele »Questi attributi possono includere: modello, produttore, dimensione, colore, materiale, confezionamento o qualsiasi altra caratteristica rilevante per la gestione operativa.«
Ad esempio, un produttore di pasta gestisce la referenza »Spaghetti n°5« in tre formati (500g, 1kg, 3kg) e due tipologie di confezionamento (cartone singolo, confezione da 6). Ogni combinazione formato/confezionamento è uno SKU distinto: stessa pasta, ma sei SKU differenti, ciascuno con giacenza, ubicazione e rotazione proprie (es.: SPA5-500G-CS, SPA5-500G-C6, SPA5-1KG-CS, ecc…).
In ambito elettronico, quello che potrebbe essere un distributore di smartphone, può vendere lo stesso modello in tre colori (nero, bianco, blu) e tre capacità di memoria (128GB, 256GB, 512GB). Questo genera nove SKU distinti, anche se il prodotto di partenza è identico. Confonderli significherebbe spedire al cliente il colore sbagliato o la capacità errata. Quando si effettua un inventario, infatti, non si contano genericamente i prodotti presenti in magazzino, ma la quantità disponibile di ogni singolo SKU.
»A differenza dei codici standard internazionali come GTIN, EAN o UPC, i codici SKU non sono regolamentati o standardizzati.« evidenzia il nostro Software Developer »Ogni azienda sceglie la propria metodologia di codifica in base alle diverse esigenze operative.«
SKU, EAN, UPC e GTIN identificano tutti i prodotti, ma con scopi e ambiti di applicazione diversi.
Essendo un codice ad uso interno aziendale, non esiste uno standard universale per la creazione degli SKU. Ma esistono buone pratiche consolidate che rendono la codifica leggibile, scalabile e manutentabile nel tempo.
Esempio pratico: un’azienda di abbigliamento potrebbe strutturare lo SKU come segue: ABB-TShirt-BLU-M, dove ABB è la categoria (abbigliamento), TShirt il prodotto, BLU il colore e M la taglia. Lo stesso prodotto in taglia L diventerà ABB-TShirt-BLU-L, mantenendo la struttura leggibile e prevedibile. In questo senso è molto importante tenere a mente anche il punto di vista del cliente e gli aspetti più rilevanti per lui.
»Nel corso del tempo, il numero di SKU tende a crescere in modo tale che diventa difficile prevederne i risultati.« spiega Daniele »Nuovi prodotti vengono aggiunti e le varianti si moltiplicano, ma raramente le referenze obsolete vengono eliminate. Questo può portare a una proliferazione di SKU che aumenta i costi di stoccaggio e complica le operazioni di picking e inventario.«
La razionalizzazione SKU è il processo con cui un’azienda analizza il proprio catalogo di referenze, identifica quelle a bassa rotazione o duplicate e decide quali eliminare, consolidare o mantenere. Questo permette di migliorare l’efficienza operativa, ridurre i costi e migliorare le prestazioni aziendali complessive.
Come spiega Daniele: »Il punto di partenza è sempre un’analisi ABC delle referenze: classificare gli SKU in base al loro contributo, al fatturato e alla frequenza di rotazione permette di distinguere gli articoli strategici da quelli marginali«.
Quando il numero di referenze cresce, la gestione tramite fogli Excel o procedure manuali comporta limiti sin da subito. »Con centinaia o migliaia di SKU attivi, sapere quante unità hai in magazzino non basta più, perché devi sapere dove si trovano, in quale lotto, con quale scadenza e con quale frequenza vengono movimentate. Excel questo non lo sa, mentre un WMS sì.« spiega il nostro Software Developer.
Un software WMS (Warehouse Management System) permette di gestire gli SKU in modo strutturato e automatizzato. Tra le funzionalità più utili troviamo:
L’associazione SKU-ubicazione (gestita tramite le Unità di Carico – UdC) è forse il beneficio più immediato. Il WMS non si limita a sapere che uno SKU è presente in magazzino, ma traccia esattamente su quale pallet o contenitore (UdC) si trova e in quale specifica ubicazione è stoccato, guidando l’operatore a colpo sicuro. Il personale di magazzino non deve più cercare merce, rischiare di commettere errori nei prelievi o confondere varianti diverse di stessi prodotti. Inoltre, quando un operatore preleva dieci unità di un dato SKU, il WMS aggiorna la giacenza in tempo reale, registra da quale ubicazione sono state prelevate, verifica che il lotto sia corretto e, se integrato con l’ERP, aggiorna automaticamente l’ordine di vendita associato.
»Il vantaggio principale è che ogni movimento viene registrato nel momento in cui avviene, mantenendo l’inventario costantemente allineato alla situazione reale del magazzino.« conclude Daniele Rosada »n questo modo lo SKU diventa il punto di accesso a tutte le informazioni operative associate al prodotto.«
Nei magazzini con migliaia di referenze attive, il WMS permette anche di automatizzare la razionalizzazione. Questo lo fa identificando gli SKU fermi da settimane, segnalando quelli a rischio rottura di stock e suggerendo riallocazioni di spazio in base alla rotazione reale.