Le projet WMS
Quels sont les éléments à prendre en compte lors du choix et de l'introduction d'un WMS ?
Pour l'utilisateur, l'acquisition d'un WMS s'accompagne d'un engagement à long terme avec le fournisseur de WMS. Plus de 80 % des fournisseurs de WMS indiquent une durée d'utilisation moyenne de leur WMS de dix ans ou plus. Le projet «Sélection et mise en place d'un WMS» revêt donc une importance stratégique.
Outre le choix du WMS qui soutient le mieux possible les processus opérationnels grâce à ses fonctionnalités et l'intégration dans l'infrastructure informatique existante grâce à son architecture, le défi consiste également à prendre en compte les exigences futures de l'utilisateur du WMS en ce qui concerne les concepts de contrôle opérationnel et les processus commerciaux. La définition des exigences en matière de maintenance et de conception des licences constitue également un point de décision important qui a un impact considérable sur les coûts d'investissement et d'exploitation du WMS. Si l'on considère la durée moyenne de la relation commerciale, la «chimie» entre l'utilisateur et le fournisseur du WMS joue également un rôle important dans le choix d'un WMS. La sélection minutieuse d'un fournisseur de WMS est l'étape la plus importante sur la voie d'une relation commerciale longue et d'une satisfaction élevée des clients.
Le déroulement de base du projet
Dans le cadre d'un projet visant à mettre en place un WMS, il convient d'accorder une attention particulière à toutes les phases du projet, jusqu'à la sélection finale d'un fournisseur de WMS, en particulier compte tenu de la longue durée d'utilisation du WMS. C'est au cours de ces phases que sont posés les jalons d'une exploitation réussie à long terme et d'un soutien optimal des processus logistiques par le WMS.
Une gestion de projet ciblée et complète en constitue la base. Une planification préalable minutieuse des processus logistiques dans l'entrepôt ainsi que le choix d'un fournisseur de WMS dont le produit soutient au mieux les processus actuels et futurs sont également indispensables. Les «décisions rapides» se paient généralement par des retards importants dans le projet et des coûts élevés.
L'expérience montre que lors de la sélection et de l'introduction d'un WMS, il est judicieux de faire appel à des experts WMS externes afin d'éviter les écueils habituels, notamment au début d'un projet WMS. Grâce à son expertise, le Fraunhofer IML soutient les utilisateurs et les fournisseurs dans leur projet WMS commun.
Les différentes phases du projet
1. lancement du «projet WMS».
Le point de départ du projet WMS est une réunion de lancement dont l'objectif est d'installer l'équipe de projet avec les membres concernés et de convenir des étapes de travail, d'un calendrier de mise en œuvre, des objectifs du projet et des formalités nécessaires.
Les formalités à remplir.
2. définition des exigences
La définition des exigences commence par une analyse de la situation actuelle. Une fois celle-ci établie, elle est suivie d'une analyse des points faibles sur la base de laquelle un concept théorique est ensuite préparé.
3. élaboration des documents d'appel d'offres
Le concept théorique est rédigé de manière formelle, en tenant compte des normes, directives et lois en vigueur ainsi que des directives internes à l'entreprise. La définition d'indicateurs de performance et l'élaboration du cahier des charges permettent de résumer les exigences posées au futur WMS. Le cahier des charges définit ce que le WMS doit faire sur le plan fonctionnel.
4. attribution du marché
Avant de pouvoir attribuer un marché, il faut d'abord envoyer les documents d'appel d'offres aux fournisseurs de WMS qui remplissent les exigences minimales ou les critères d'élimination - ce que l'on appelle «l'envoi qualifié des documents d'appel d'offres». Pour ce faire, il est possible de recourir par exemple à la «sélection logistique IT Online» gérée par le Fraunhofer IML. Il est ainsi possible de sélectionner au préalable les fournisseurs de WMS qui répondent le mieux possible aux exigences spécifiées dans le cahier des charges. Bien entendu, outre les aspects fonctionnels, d'autres facteurs tels que la structure de l'entreprise d'un fournisseur de WMS doivent être pris en compte.
Dans le cadre d'une relation commerciale généralement longue, il est bien entendu important que la «chimie» entre l'utilisateur et le fournisseur du WMS soit bonne.
Après l'envoi des documents d'appel d'offres, il convient de donner aux fournisseurs de WMS contactés la possibilité de visiter au moins un site de stockage du donneur d'ordre. Cela contribue en général à l'établissement d'une offre correcte, rapide et de qualité. En outre, la visite du site permet de faire connaissance avec les partenaires contractuels potentiels.
Après la demande d'offre, il convient de comparer les offres de manière structurée. En fin de compte, la somme des impressions, des expériences, des évaluations qualitatives et, bien sûr, le résultat des négociations de prix conduiront au choix du prestataire WMS avec lequel sera réalisée l'introduction du WMS et donc la mise en œuvre du projet.
5. mise en œuvre et réalisation
Après le lancement du projet «Introduction du WMS» avec le fournisseur de WMS choisi, la mise en œuvre est dominée par l'élaboration du cahier des charges et la réalisation qui s'ensuit. Le cahier des charges définit COMMENT les spécifications du cahier des charges doivent être mises en œuvre. Il constitue la base de toutes les activités pendant la réalisation et devrait faire partie intégrante du contrat entre le client et le prestataire.
6. mise en service
La phase de projet de mise en service se subdivise en une phase de laboratoire, la transition de l'ancien au nouveau WMS ainsi que les mesures de formation qui ont lieu en parallèle. Dans la phase de laboratoire, des tests sont effectués avec le nouveau WMS dans des conditions de laboratoire, mais avec des données réelles. Le passage de l'ancien au nouveau WMS peut se faire soit en parallèle, soit par conversion directe.
7. réception
Pendant la phase de projet de réception, le contrôle des fonctionnalités et des temps de réponse décrits dans le cahier des charges et le cahier d'exigences est effectué par des tests de performance, de fonctionnement et de disponibilité, ainsi que par la simulation d'incidents et la vérification des stratégies d'urgence.
Le WMS passe en mode productif lorsque toutes les caractéristiques garanties du WMS ont été vérifiées, que les corps de métier sont conformes aux exigences, que le procès-verbal de réception ne présente aucune erreur ou lacune et qu'il est signé par les deux parties contractantes.