Das WMS Projekt

Was ist bei der Auswahl und Einführung eines WMS zu beachten?

Der Erwerb eines WMS geht für den Anwender mit einer langfristigen Bindung zum WMS-Anbieter einher. Mehr als 80 Prozent der WMS-Anbieter geben als durchschnittliche Verwendungsdauer Ihres WMS einen Zeitraum von zehn Jahren oder länger an. Somit ist das Projekt „Auswahl und Einführung eines WMS“ von strategischer Bedeutung.

Durchschnittliche Verwendungsdauer des WMS in Jahren aus Sicht der WMS-Anbieter

Neben der Auswahl desjenigen WMS, das die operativen Prozesse mit seinem Funktionsumfang und die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur mit seiner Architektur bestmöglich unterstützt, besteht die Herausforderung auch darin, die zukünftigen Anforderungen des WMS-Anwenders in Hinblick auf operative Steuerungskonzepte und Geschäftsprozesse zu berücksichtigen. Auch die Festlegung von Anforderungen an die Wartung und Lizenzgestaltung stellt einen wichtigen Entscheidungspunkt dar, der sich wesentlich auf die Investitions- und Betriebskosten des WMS auswirkt. Betrachtet man die durchschnittliche Länge der Geschäftsbeziehung, spielt auch die „Chemie“ zwischen WMS-Anwender und WMS-Anbieter bei der Auswahl eines WMS eine wichtige Rolle. Die sorgfältige Auswahl eines WMS-Anbieters ist der wichtigste Schritt auf dem Weg zu einer langen Geschäftsbeziehung und einer hohen Kundenzufriedenheit.

Der grundsätzliche Projektablauf

Bei einem Projekt, das die Einführung eines WMS zum Ziel hat, ist insbesondere in Hinblick auf die lange Einsatzdauer des WMS eine besondere Aufmerksamkeit auf alle Projektphasen bis hin zur abschließenden Auswahl eines WMS-Anbieters zu legen. In diesen Phasen werden die Weichen gestellt für den langfristig erfolgreichen Betrieb und die optimale Unterstützung der logistischen Prozesse durch das WMS.

Ein zielgerichtetes und umfassendes Projektmanagement bildet die Basis dafür. Eine sorgfältige Vorplanung der logistischen Abläufe im Lager sowie die Auswahl eines WMS-Anbieters, dessen Produkt die derzeitigen und zukünftigen Prozesse bestmöglich unterstützt, sind ebenfalls unabdingbar. „Schnellschüsse“ müssen in der Regel mit deutlichen Projektverzögerungen und hohen Kosten bezahlt werden.

Die Erfahrung zeigt, dass bei der Auswahl und Einführung eines WMS der Rückgriff auf externe WMS-Experten sinnvoll ist, um übliche Stolpersteine, gerade zu Beginn eines WMS Projekts, zu umgehen. Das Fraunhofer IML unterstützt mit seiner Expertise Anwender und Anbieter beim gemeinsamen WMS Projekt.

Durchschnittliche Einführungsdauer eines WMS in Monaten für automatisierte und manuelle Lager

Die einzelnen Projektphasen

1. Kick-off "WMS Projekt"

Ausgangspunkt des WMS Projektes ist ein Kick-off-Meeting, dessen Zielsetzung in der Installation des Projektteams mit den relevanten Mitgliedern sowie der Vereinbarung von Arbeitsschritten, einem Umsetzungszeitplan, Projektzielen und den erforderlichen Formalien liegt.

2. Anforderungsdefinition

Die Anforderungsdefinition beginnt mit einer Analyse der Ist-Situation. Ist diese erstellt, folgt eine Schwachstellenanalyse auf deren Grundlage dann ein Soll-Konzept bereitet wird.

3. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

Das Soll-Konzept wird formal niedergeschrieben, wobei geltende Normen, Richtlinien und Gesetze sowie firmeninterne Vorschriften Berücksichtigung finden. Durch die Definition von Leistungskennzahlen und die Erstellung des Lastenheftes werden die Anforderungen an das zukünftige WMS zusammengefasst. Das Lastenheft definiert, WAS das WMS funktional leisten muss.

4. Auftragsvergabe

Bevor eine Auftragsvergabe erfolgen kann, sind zunächst die Ausschreibungsunterlagen an diejenigen WMS-Anbieter zu verschicken, welche die Mindestanforderungen bzw. die K.O.-Kriterien erfüllen - die sogenannte „qualifizierte Versendung der Ausschreibungsunterlagen“. Hierzu kann z.B. die vom Fraunhofer IML betriebene WMS Online Auswahl herangezogen werden. Damit ist schon im Vorfeld eine Selektion derjenigen WMS-Anbieter möglich, welche die im Lastenheft spezifizierten Anforderungen bestmöglich erfüllen. Natürlich sollten dabei neben den funktionalen Aspekten auch weitere Faktoren wie z.B. die Unternehmensstruktur eines WMS-Anbieters Berücksichtigung finden.

Bei einer in der Regel ausgeprägten Dauer der Geschäftsbeziehung ist selbstverständlich auch wichtig, dass die „Chemie“ zwischen WMS-Anwender und WMS-Anbieter stimmt.

Nach der Versendung der Ausschreibungsunterlagen sollte den angeschriebenen WMS-Anbietern die Möglichkeit zur Besichtigung mindestens eines Lagerstandortes des Auftraggebers eingeräumt werden. Dies trägt in der Regel zu einer korrekten, zügigen und qualitativ hochwertigen Angebotserstellung bei. Des Weiteren wird mit einer Standortbesichtigung eine Möglichkeit zu einem ersten Kennenlernen der potenziellen Vertragspartner geschaffen.

Nach der Angebotseinholung gilt es, die Angebote strukturiert miteinander zu vergleichen. Letztendlich wird die Summe der Eindrücke, Erfahrungen, qualitativen Auswertungen und nicht zuletzt natürlich auch das Ergebnis der Preisverhandlungen zu der Auswahl des WMS-Anbieters führen, mit dem die Einführung des WMS und damit die Umsetzung des Projektes realisiert wird.

5. Umsetzung und Realisierung

Nach dem Kick-off des Projektes "WMS Einführung" mit dem ausgewählten WMS-Anbieter steht die Umsetzung, die von der Pflichtenhefterstellung und der anschließenden Realisierung dominiert wird. Im Pflichtenheft wird festgelegt, WIE die Vorgaben des Lastenheftes umzusetzen sind. Es bildet die Grundlage aller Tätigkeiten während der Realisierung und sollte ein integraler Bestandteil des Vertrages zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer sein.

6. Inbetriebnahme

Die Projektphase Inbetriebnahme untergliedert sich in eine Laborphase, den Übergang vom alten zum neuen WMS sowie die parallel stattfindenden Schulungsmaßnahmen. In der Laborphase werden mit dem neuen WMS unter Laborbedingungen, jedoch mit realen Daten, Tests durchgeführt. Die Umschaltung vom alten auf das neue WMS kann entweder im Parallelbetrieb oder per direkter Umstellung erfolgen.

7. Abnahme

Während der Projektphase Abnahme erfolgt die Kontrolle der im Lasten- und Pflichtenheft beschriebenen Funktionalitäten und Antwortzeiten durch Leistungs-, Funktions- und Verfügbarkeitstests sowie die Simulation von Störfällen und die Überprüfung von Notfallstrategien.

Das WMS geht in den Produktivbetrieb, wenn alle zugesicherten Eigenschaften des WMS überprüft sind, die Gewerke den Anforderungen entsprechen, das Abnahmeprotokoll keine Fehler oder Lücken aufweist und von beiden Vertragspartnern unterzeichnet wird.

Damit diese Website ordnungsgemäß funktioniert, legen wir kleine Dateien – sogenannte Cookies – auf Ihrem Gerät ab. Weitere Informationen finden Sie hier: Datenschutzerklärung