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Inventario di magazzino: cos’è, come si fa e quali strumenti usare

01.12.2025

L’inventario di magazzino è il processo sistematico di verifica, conteggio e registrazione di tutti i beni (materie prime, prodotti finiti, semilavorati) fisicamente presenti in magazzino in un dato momento.

L’efficace gestione dell’inventario di magazzino rappresenta uno degli aspetti critici per il successo di qualsiasi impresa. L’inventario fisico si concentra sulla valutazione delle giacenze di materiali, prodotti e semilavorati, per fornire una panoramica chiara dello stock disponibile. D’altronde, date le implicazioni dirette sul bilancio aziendale, il controllo rigoroso dello stock è a tutti gli effetti un requisito indispensabile.

Un inventario ben gestito non solo previene overstock (eccesso di merci) e rotture di stock, ma consente anche di pianificare con precisione l’approvvigionamento e le fasi di distribuzione. Inoltre, tra inflazione, volatilità delle supply chain globali e modelli omnicanale sempre più complessi, avere visibilità accurata dello stock è oggi più che mai una necessità.

Tuttavia, nonostante la sua importanza, è vero che fare l’inventario può trasformarsi in un processo lungo e laborioso. Per fortuna l’evoluzione tecnologica (dall’automazione industriale ai sistemi digitali avanzati) sta trasformando l’inventario da attività manuale e dispendiosa a processo strategico, continuo e data-driven. Attraverso il monitoraggio in tempo reale della merce in entrata e in uscita, software avanzati consentono un controllo preciso dello stock, riducendo notevolmente i tempi necessari per l’inventario fisico. Per saperne di più, abbiamo approfondito l’argomento con Riccardo De Pra, Software Developer di Stesi.

Che cos’è l’inventario di magazzino

In ambito logistico, l’inventario è il processo di conteggio e verifica di tutte le merci (materie prime, prodotti finiti, ecc.) presenti in una catena di approvvigionamento o in un magazzino in un determinato momento. Questo processo fa proprie una serie di attività a comprendere il conteggio della merce, la sua registrazione e il monitoraggio costante delle scorte.

In poche parole, l’inventario è l’elenco dettagliato dei beni conservati da un’azienda all’interno del proprio deposito. Quando dunque parliamo di »fare un inventario« o »inventariare«, ci riferiamo alla verifica fisica, effettuata dagli operatori, dei livelli e delle caratteristiche delle scorte per confrontare i dati effettivi con quelli previsti.

Svolgere l’inventario con cura e attenzione è essenziale: ogni errore compiuto in questa fase, infatti, rischia di impattare negativamente sull’efficienza organizzativa del magazzino e persino sul risultato di bilancio aziendale.

A cosa serve l’inventario di magazzino

L’inventario di magazzino è fondamentale per garantire una gestione efficiente del sistema logistico aziendale. Il suo principale obiettivo è assicurare una visibilità accurata e in tempo reale della quantità, posizione e stato degli articoli nel magazzino. Questo processo è essenziale per garantirsi la disponibilità della giusta quantità di merci e soddisfare così la domanda del mercato senza incorrere in eccessi di magazzino o mancanze di prodotti.

»Una gestione efficace dell’inventario consente di identificare problemi di magazzino« specifica Riccardo De Pra, »come merce danneggiata, ordini non processati o prodotti mancanti«. Contribuisce quindi a evitare incongruenze , garantendo che le quantità effettive corrispondano a quelle previste nell’inventario contabile. »Oltre a ciò«, continua il nostro Software Developer, »un inventario accurato può rivelare interessanti informazioni a proposito dei prodotti (evidenziando quelli di maggior successo) e agevolare la pianificazione di nuovi ordini, identificando chiaramente le merci in esaurimento«.

Insomma, se fatto bene, l’inventario può essere una vera e propria fonte di business intelligence. Vediamo dunque i 4 motivi principali per cui fare l’inventario.

1. Garantirsi continuità diservizio: prevenire rotture e overstock

Dal punto di vista operativo, l’inventario di magazzino serve soprattutto a prevenire due rischi opposti ma ugualmente critici:

• Rottura di stock: si verifica quando la domanda supera la disponibilità effettiva di merce, con conseguenti ritardi, mancate vendite e perdita di fiducia del cliente.

• Overstock: situazione in cui le scorte eccedono i reali fabbisogni, generando costi di stoccaggio, rischio di obsolescenza e immobilizzo di capitale.

Quando inflazione, variazioni della domanda e shortage di materie prime rendono difficile pianificare con precisione (ovvero in un contesto di supply chain volatility) un inventario aggiornato rappresenta la bussola operativa per mantenere l’equilibrio tra costo e livello di servizio.

2. Adempiere ad un obbligo normativo

L’inventario di magazzino non è solo uno strumento gestionale, ma anche un adempimento previsto dalla normativa. In molte realtà, fare l’inventario è infatti un obbligo contabile e fiscale che consente di verificare la corrispondenza tra beni materiali e valori di bilancio. Attraverso l’inventario fisico, l’azienda può quindi dimostrare la correttezza dei dati patrimoniali e prevenire contestazioni o sanzioni legate a errori di valutazione.

»Un sistema di gestione automatizzato (come un software WMS) facilita notevolmente questo aspetto« evidenzia Riccardo »perché mantiene una tracciabilità e una storicità delle movimentazioni che risultano preziose in caso di verifiche ispettive«.

3. Limitare sprechi e adottare un approccio sostenibile in linea con gliobiettivi ESG

Un inventario accurato contribuisce anche agli obiettivi di sostenibilità ambientale e governance (ESG). »Ridurre gli sprechi di magazzino, ottimizzare le scorte e diminuire i resi significa anche minori emissioni nell’ambiente, meno movimentazioni inutili fatte dai mezzi e anche migliore efficienza energetica in generale« spiega Riccardo.
Conoscere in maniera puntuale i livelli di stock permette di pianificare gli approvvigionamenti in modo decisamente più responsabile, evitando di conseguenza acquisti superflui e favorendo un uso più razionale delle risorse. Possiamo dire, quindi, che fare l’inventario è un requisito fondamentale quando si intendono adottare le pratiche legate alla green logistics.

4. Sfruttare dati e KPI d’inventario come leva strategica

»L’inventario fornisce dati di grande valore per la pianificazione« sottolinea Riccardo di Stesi. Raccoglie informazioni su rotazione, shelf life, performance dei fornitori e andamento della domanda. Tutti indicatori chiave di performance che possono alimentare sistemi previsionali, migliorare le decisioni di acquisto e orientare consapevolmente eventuali investimenti in automazione e digitalizzazione.

In questo senso l’inventario non è solo una fotografia attuale dello stock, ma un punto di partenza per migliorare i processi decisionali lungo l’intera Supply Chain.

Tipologie di inventario logistico

»Per distinguere le tipologie di inventario di magazzino« spiega Riccardo, »è utile considerare diversi parametri, come frequenza, oggetto, finalità, modalità di rilevazione e tipologia di merce.«

Secondo il nostro Software Developer, la classificazione più comune è quella basata sulla frequenza con cui viene effettuato il conteggio. Da questo punto di vista possiamo parlare di:

• Inventario annuale: generalmente eseguito a chiusura di esercizio, è diffuso soprattutto nelle aziende con quantità »limitate« di referenze.

• Inventario a rotazione (o ciclico): svolto periodicamente (mensilmente, trimestralmente, ecc.), effettuato nei periodi di bassa attività per evitare interruzioni nell’operatività del magazzino.

• Inventario permanente (o continuo): anche definito in ambito contabile come »inventario perpetuo«, viene gestito tramite un software di magazzino e consente di ottenere una panoramica in tempo reale dei dati relativi allo stock e alle giacenze. Attività complementare (e non alternativa) a questa è quella dell’inventario fisico, con cui si intende il processo di conteggio che serve a validare e rettificare i dati del sistema permanente.

• Inventario straordinario: realizzato in momenti eccezionali, ad esempio in seguito a furti, incendi, errori di sistema o variazioni societarie, per riallineare le giacenze contabili e fisiche.

Samo, un’azienda produttrice di soluzioni per l’arredobagno, ha attivato delle funzioni di inventario perpetuo nella propria suite silwa, che permettono agli operatori di tenere aggiornate le giacenze durante le operazioni di picking. Scopri il caso studio Samo.

Nel secondo caso, l’attenzione si sposta piuttosto sui prodotti oggetto dell’inventario. In effetti, è possibile a buona ragione parlare di:

• Inventario generale: eseguito su tutti i prodotti presenti in magazzino, con conseguente necessità di sospendere le attività per evitare che le movimentazioni delle merci intralcino sul conteggio.

• Inventario selettivo: coinvolge esclusivamente una precisa categoria di prodotti o aree di magazzino (es.: prodotti ad alta rotazione, ad alto valore, a rischio di obsolescenza, …) e garantisce la possibilità di evitare blocchi nell’operatività.

• Inventario di campionario: effettuato su un campione rappresentativo di articoli o ubicazioni, utile per verifiche statistiche o di controllo qualità.

Esistono anche diverse tipologie di inventario per finalità:

• Inventario contabile o amministrativo: serve a verificare la corrispondenza tra i dati fisici e quelli registrati a sistema, ai fini fiscali o di bilancio.

• Inventario gestionale o operativo: finalizzato a ottimizzare la gestione interna del magazzino, migliorare l’accuratezza delle scorte e ridurre i tempi di picking.

• Inventario fiscale o patrimoniale: obbligatorio per legge, determina il valore complessivo del magazzino e rientra nei processi di chiusura dell’esercizio contabile.

Un’ulteriore distinzione riguarda il modo in cui vengono registrate le giacenze. Possiamo infatti distinguere tra:

• Inventario manuale: eseguito con schede cartacee o fogli Excel, oggi sempre meno diffuso per via dell’elevato rischio di errore.

• Inventario informatizzato (o inventario automatizzato): gestito tramite software WMS, che automatizza la registrazione dei movimenti, migliora l’accuratezza dei dati e consente aggiornamenti in tempo reale.

Concludiamo con l’inventario per tipologia di merce, che prevede il conteggio separato dei prodotti in base alla loro natura o valore: materie prime, semilavorati, prodotti finiti, resi, merci in conto lavorazione, materiali di consumo. È utile per individuare rapidamente dove si concentrano le scorte e ottimizzare approvvigionamenti e spazi.

Come si fa un inventario

Come abbiamo visto, esistono due metodi principali per fare l’inventario: uno manuale e uno automatizzato. Entrambe le soluzioni hanno tempi di esecuzione, margini di errore e costi diversi, adattandole quindi a realtà aziendali differenti. Riccardo De Pra di Stesi ci ha guidato passo passo descrivendoci entrambe le soluzioni.

Come fare l’inventario di magazzino manuale

Ecco come fare l’inventario manuale, seguendo un’organizzazione per fasi:

1. Pianificazione: definisci date, aree coinvolte, team e ruoli e comunica i blocchi operativi previsti.

2. Preparazione materiale: stampa liste, etichette, penne, dispositivi per la registrazione e isola le aree da conteggiare.

3. Conteggio fisico: conteggia ogni ubicazione secondo le liste (per corsia/scaffale).

4. Registrazione: annota quantità su moduli o fogli Excel, includendo lotto/numero serie/shelf-life se necessario.

5. Verifica incrociata: controlla a campione o fai un doppio conteggio degli elementi critici.

6. Rettifiche: confronta con dati contabili, indaga le discrepanze e rettifica le giacenze.

7. Chiusura e report: compila il report finale, aggiorna i registri contabili e segnala eventuali anomalie.

Quella manuale è però una metodologia di inventariazione che va bene per piccole realtà locali con poche referenze.

Come fare l’inventario di magazzino automatizzato

Nonostante molte aziende facciano ancora uso di carta e penna o di fogli Excel per fare l’inventario, esistono oggi sistemi informatizzati capaci di semplificare notevolmente tutte le operazioni necessarie. »I software di gestione magazzino (WMS) e i sistemi di identificazione automatica come codici a barre e RFID (Radio-Frequency IDentification) consentono di ridurre gli errori umani e migliorare l’efficienza della catena di approvvigionamento« specifica Riccardo.

Secondo Mordor Intelligence le aziende che adottano RFID e software di tracciamento in tempo reale aumentano l’accuratezza dell’inventario fino a +15–20%, raggiungendo livelli prossimi al 99%.

Vediamo dunque tutti gli step per fare l’inventario automatizzato con il supporto di un software per la gestione del magazzino:

1. Pianificazione digitale: il sistema genera liste elettroniche, assegna task e slot temporali, invia notifiche al personale.

2. Conteggio guidato: gli operatori usano terminali o scanner per il conteggio.

3. Acquisizione dati in tempo reale: la lettura barcode/RFID aggiorna immediatamente le giacenze nel sistema.

4. Controlli automatici: il software WMS segnala incongruenze, lotti scaduti, ubicazioni bloccate; possibilità di workflow di approvazione per rettifiche.

5. Analisi e reporting: report automatici su accuracy, shrinkage, stock turn.

6. Rettifiche e integrazione: eventuali rettifiche sono tracciate in uno storico, dopodiché l’ERP e la contabilità si aggiornano automaticamente.

Per fare un inventario di magazzino accurato, le aziende possono sfruttare i WMS con enormi vantaggi a partire dall’accuratezza e dalla riduzione della complessità nel conteggio delle scorte. Per di più, l’uso di tecnologie avanzate non solo riduce l’intervento manuale e il margine di errore umano, ma consente alle imprese di monitorare e accedere in tempo reale ai dati e alle statistiche che nascono dall’aggregazione delle informazioni.

Inventario di magazzino: quali sono gli errori più comuni?

»Anche con procedure ben strutturate, gli errori di inventario sono frequenti e possono compromettere l’accuratezza delle giacenze« spiega Riccardo. Gli sbagli più diffusi variano in base alla modalità con cui viene svolto l’inventario. Gli errori tipici dell’inventario manuale sono:

• trascrizioni errate o incomplete tramite carta e penna o fogli Excel, dovute alla presenza di molti codici simili tra di loro;

• doppi conteggi o conteggi saltati, specialmente in magazzini complessi dove l’errore umano è molto comune;

• etichette illeggibili o scambiate, che portano a errori di identificazione del prodotto;

• mancata sincronizzazione tra conteggio e movimentazioni: se il magazzino non è bloccato, si generano discrepanze durante l’inventariazione;

• scarsa standardizzazione delle procedure, che porta ogni operatore ad applicare metodi diversi.

La facilità di errore in procedure di inventario manuali porta le aziende a dotarsi di sistemi informatizzati di gestione del magazzino (in altre parole sono portate a digitalizzare i processi di inventario). Se il software WMS (Warehouse Management System) che gestisce queste procedure è ben integrato con l’ERP (Enterprise Resourse Plannig) e gli operatori vengono adeguatamente formati al funzionamento del sistema, dei terminali e degli scanner, è possibile raggiungere livelli di accuratezza vicini al 99%.

»Grazie al WMS di Stesi […] gli errori di giacenza ora sono prossimi allo zero« ~Manuel Rizzo – Responsabile Operations di Quadrifoglio Group

Chi fa l’inventario di magazzino? Tutti i ruoli coinvolti

La gestione efficace dell’inventario è un’operazione che può coinvolgere diversi ruoli aziendali, ciascuno con responsabilità e focus specifici. In prima linea, l’Addetto al Magazzino (Warehouse Operator) esegue il conteggio fisico e le operazioni di lettura (barcode/RFID). A supervisionare e verificare i dati raccolti è l’Inventory Controller (o Clerk), che coordina i conteggi, riconcilia le quantità rilevate e si occupa di segnalare le discrepanze il più tempestivamente possibile.

La responsabilità della pianificazione strategica e operativa ricade sul Responsabile di Magazzino (Warehouse Manager), che pianifica e gestisce tutte le risorse necessarie. A un livello più analitico, troviamo il Supply Chain Analyst o il Data Analyst, che analizza i risultati dell’inventario per calcolare KPI fondamentali (come accuracy, shrinkage e stock turn) e suggerire azioni correttive per il futuro.

Le decisioni operative basate su questi dati vengono poi prese dal Responsabile Acquisti (Buyer), che utilizza i risultati per rivedere le politiche di riordino e i lead time dei fornitori. Infine, troviamo il reparto Finance/Contabilità. Quest’ultimo verifica gli impatti patrimoniali dello stock e coordina le necessarie rettifiche contabili. E in settori particolarmente regolamentati, come food o pharma, invece? In questi casi entra in gioco il Quality/Compliance Officer, figura fondamentale per garantire che la merce rispetti le condizioni, le scadenze e le normative vigenti (es. HACCP, GDP, …).

Un processo in evoluzione

Considerato l’impatto generato dalle nuove tecnologie, è difficile credere che l’attività di inventariazione della merce venga svolta oggi esattamente come veniva svolta 10 anni fa. Ma nel concreto, cos’è cambiato e cosa cambierà ancora nel prossimo futuro? Quali software e quali dispositivi hardware utilizzare per l’inventario?

Per Riccardo De Pra, oltre che dalle nuove tecnologie, l’evoluzione dell’inventario logistico è stata resa necessaria anche dalla necessità di ottimizzazione delle operazioni nella gestione della catena di approvvigionamento. Guardando al passato, è evidente che a generare un impatto significativo nel modo in cui oggi si parla di inventario di magazzino concorrono:

• L’automazione e le tecnologie intelligenti: i sistemi automatizzati di gestione del magazzino (software WMS) hanno permesso di migliorare drasticamente l’efficacia delle operazioni e ridurre gli errori umani.

• Le tecnologie di identificazione: l’adozione diffusa di codici a barre, RFID e sistemi di visione ha semplificato la tracciabilità delle merci, permettendo di registrarle e monitorarle in modo veloce e accurato, ridurre i tempi di conteggio e minimizzare gli errori. Abilitano inoltre al conteggio in tempo reale e agli inventari perpetui/continui.

• L’Internet of Things (IoT): sensori e dispositivi connessi permettono di monitorare posizione, temperatura e stato dei materiali in real-time, rendendo l’inventario sempre aggiornato.

• L’intelligenza artificiale e la data analytics: algoritmi predittivi e dashboard avanzate aiutano a individuare pattern di consumo, ottimizzare le scorte e prevenire errori o anomalie di giacenza nell’inventario.

• I digital twin: la creazione di »gemelli digitali« del magazzino consente di simulare scenari di inventario (es.: variazioni di domanda, effetti di nuove logiche di stoccaggio, …).

L’inventario di magazzino diventa più semplice con la suite silwa

silwa è la suite integrata che ha consentito a Stesi di trasformare in software un’esperienza lunga oltre 25 anni a stretto contatto con le realtà logistiche.

Attraverso questo strumento, che unisce le funzionalità di un WMS e quelle di un MES in un’unica soluzione, le possibilità di inventario sono in realtà moltissime. »La flessibilità per le imprese è sempre fondamentale«, aggiunge Riccardo De Pra, »anche quando si tratta di stabilire tempi e modalità dell’inventario«.

Ma quali sono le modalità di gestione dell’inventario di magazzino con silwa? Ecco 4 dei più amati:

• Startup: indispensabile nelle prime fasi di avvio di un magazzino, l’inventario startup consente di iniziare l’attività di conteggio a partire da un magazzino vuoto, con giacenze a 0. Questa forma di inventario può applicarsi agli scaffali, ovvero in situazioni in cui agli operatori è concesso di raggiungere agilmente bancali, lotti e codici articoli, ma anche alla stiva. Com’è evidente, spostare i singoli pallet per poterli etichettare richiederebbe molto tempo e molte (inutili) energie. silwa accorre in aiuto creando dei segnaposto che consentono all’operatore di indicare il numero di pallet della medesima tipologia presenti nell’area. L’etichettatura sarà in questo caso secondaria, e potrà avvenire alla prima occasione disponibile mantenendo tutte le informazioni raccolte durante l’inventario.

• Liste di inventario: utile per tracciare ubicazione (nome, pick/stock, tipologia di ubicazione, numero di scaffale/corsia/livello etc.) e referenza (codice articolo, categoria merceologica o commerciale, classe ABC, lotto, tipo articolo), le liste di inventario sono preziosissime per il conteggio ottimale della giacenza. Permettono infatti di limitare l’inventario ad una singola area del magazzino, garantendo quindi l’operatività delle restanti aree, o di riservare il conteggio ad articoli prestabiliti, scelti ad esempio per via del loro alto valore commerciale o per il maggior indice di rotazione. In questo secondo caso, silwa guida l’operatore durante l’attività d’inventario di magazzino segnalando tutte le aree in cui lo specifico prodotto è presente sulla base delle movimentazioni registrate.

• Inventario perpetuo: consente di definire una soglia di giacenza per ogni prodotto così da permettere al sistema di inviare una notifica in tempo reale agli operatori impegnati nell’area e chieder loro conferma dell’effettivo calo della merce in questione. L’operatore che compie un’attività sull’ubicazione ha così modo di confermare o meno l’inventario, rettificando in caso di necessità.

• Inventario FGS: questa funzionalità consente a silwa di notificare l’operatore dello svuotamento di una precisa ubicazione. Eventuali discrepanze tra giacenze effettive e giacenze ipotizzate nell’inventario contabile portano al blocco dell’ubicazione e alla segnalazione dell’anomalia, tramite e-mail, al supervisore. Attraverso questa catena di eventi, il software mette in allarme il responsabile consentendogli di raggiungere l’ubicazione e verificare le effettive giacenze. Al termine dell’inventario, l’ubicazione viene automaticamente sbloccata per consentire nuovamente il proseguo dei normali flussi di magazzino.

Esempi e casi d’uso

Come abbiamo anticipato, l’estrema flessibilità dello strumento rende possibile alle imprese scegliere in totale libertà come gestire gli inventari di magazzino. D’altronde, settori, numero di prodotti, indici di rotazione e altre variabili organizzative influiscono in modo netto sul miglior modo di fare un inventario.

Tra i clienti Stesi, ad esempio, ve ne sono alcuni che preferiscono l’inventario stiva e altri a liste di inventario.

Quadrifoglio, realtà trevigiana produttrice di arredamento d’interno per gli uffici, sceglie invece le liste di inventario per aree di magazzino. L’obiettivo dell’impresa, d’altronde, è quella di non sospendere le attività produttive, cosa che grazie a questo metodo di conteggio delle giacenze di magazzino è semplice da ottenere. Guarda il video caso studio completo di Quadrifoglio:

Nardi, azienda specializzata nella produzione di mobili d’arredo outdoor, predilige un inventario annuale a chiusura della stagione per coinvolgere in un’attività collettiva gli operatori dei suoi 4 magazzini, principalmente a stive. In una realtà di questo tipo, come abbiamo anticipato, senza un software WMS come silwa il conteggio delle merci finirebbe presto per diventare un’attività complessa e particolarmente lunga da portare a termine. Tuttavia, grazie alla suite silwa Nardi è riuscita a terminare l’inventario di tutti i suoi magazzini in un solo giorno, potendo così riprendere le normali operazioni produttive dopo un solo giorno di stop forzato.

Vuoi saperne di più su silwa o capire quale tipologia di inventario di magazzino meglio si adatta alle caratteristiche della tua azienda? Conosciamoci.