Het WMS-project
Waarop moet worden gelet bij de selectie en invoering van een WMS?
Voor de gebruiker gaat de aanschaf van een WMS gepaard met een langdurige verbintenis met de WMS-leverancier. Meer dan 80 procent van de WMS-aanbieders geeft aan hun WMS gemiddeld tien jaar of langer te gebruiken. Het project »selectie en invoering van een WMS« is dus van strategisch belang.
Naast de keuze van het WMS dat de operationele processen het best ondersteunt met zijn scala aan functies en de integratie in de bestaande IT-infrastructuur met zijn architectuur, is de uitdaging ook rekening te houden met de toekomstige eisen van de WMS-gebruiker met betrekking tot operationele besturingsconcepten en bedrijfsprocessen. De definitie van onderhouds- en licentievereisten vormt ook een belangrijk beslissingspunt dat een aanzienlijke invloed heeft op de investerings- en exploitatiekosten van het WMS. Kijkend naar de gemiddelde duur van de zakelijke relatie, speelt de »chemie« tussen WMS-gebruiker en WMS-leverancier ook een belangrijke rol bij de selectie van een WMS. Een zorgvuldige selectie van een WMS-leverancier is de belangrijkste stap op weg naar een lange zakelijke relatie en een hoge klanttevredenheid.
De basisprocedure van het project
In een project dat de invoering van een WMS beoogt, moet bijzondere aandacht worden besteed aan alle projectfasen tot aan de uiteindelijke selectie van een WMS-leverancier, vooral met het oog op de lange gebruiksperiode van het WMS. In deze fasen wordt de koers uitgezet voor een langdurige succesvolle werking en optimale ondersteuning van de logistieke processen door het WMS.
Doelgericht en uitgebreid projectmanagement vormt hiervoor de basis. Een zorgvuldige planning vooraf van de logistieke processen in het magazijn en de selectie van een WMS-leverancier wiens product de huidige en toekomstige processen optimaal ondersteunt, zijn eveneens onontbeerlijk. Voor "snelle beslissingen" moeten meestal aanzienlijke projectvertragingen en hoge kosten worden betaald.
De ervaring leert dat het bij de selectie en invoering van een WMS zinvol is een beroep te doen op externe WMS-experts om veel voorkomende struikelblokken te vermijden, vooral bij het begin van een WMS-project. Met zijn expertise ondersteunt Fraunhofer IML gebruikers en aanbieders in gezamenlijke WMS-projecten.
De afzonderlijke projectfasen
1. Kick-off »WMS-project«
Het startpunt van het WMS-project is een kick-off meeting, met als doel het projectteam met de relevante leden te installeren en overeenstemming te bereiken over werkstappen, een uitvoeringsschema, projectdoelstellingen en de nodige formaliteiten.
2. Definitie van eisen
De definitie van de behoeften begint met een analyse van de huidige situatie. Daarna volgt een analyse van de zwakke punten, op basis waarvan vervolgens een doelconcept wordt opgesteld.
3. Opstellen van de aanbestedingsdocumenten
Het doelconcept wordt formeel opgeschreven, rekening houdend met de geldende normen, richtlijnen en wetten, alsmede met de interne bedrijfsvoorschriften. De eisen voor het toekomstige WMS worden samengevat door het definiëren van kernprestatie-indicatoren en het opstellen van het bestek. De specificaties bepalen WAT het WMS functioneel moet doen.
4. Gunning van de opdracht
Voordat een opdracht kan worden gegund, moeten de aanbestedingsdocumenten eerst worden toegezonden aan de WMS-aanbieders die aan de minimumeisen of de knock-outcriteria voldoen - de zogenaamde »gekwalificeerde toezending van aanbestedingsdocumenten«. Hiervoor kan bijvoorbeeld de »Logistics IT Online Selection« van Fraunhofer IML worden gebruikt. Dit maakt het mogelijk om vooraf die WMS-aanbieders te selecteren die het beste voldoen aan de in het bestek gespecificeerde eisen. Naast de functionele aspecten moet natuurlijk ook rekening worden gehouden met andere factoren zoals de bedrijfsstructuur van een WMS-aanbieder.
Met een meestal uitgesproken duur van de zakelijke relatie is het natuurlijk ook belangrijk dat de »chemie« tussen WMS-gebruiker en WMS-leverancier goed is.
Na verzending van de aanbestedingsdocumenten moeten de gecontacteerde WMS-aanbieders in de gelegenheid worden gesteld ten minste één van de magazijnlocaties van de klant te bezoeken. Dit draagt meestal bij tot een correcte, snelle en kwalitatief hoogstaande voorbereiding van de aanbesteding. Bovendien biedt een bezoek ter plaatse de mogelijkheid om de potentiële contractpartners te leren kennen.
Na het verkrijgen van de offerte is het belangrijk de offertes gestructureerd met elkaar te vergelijken. Uiteindelijk zal de som van de indrukken, ervaringen, kwalitatieve evaluaties en, last but not least, het resultaat van de prijsonderhandelingen leiden tot de selectie van de WMS-leverancier met wie de invoering van het WMS en daarmee de uitvoering van het project zal worden gerealiseerd.
5. Implementatie en realisatie
Na de kick-off van het project »invoering WMS« met de geselecteerde WMS-leverancier is de realisatie de volgende stap, die in het teken staat van het opstellen van de eisenspecificatie en de daaropvolgende realisatie. De eisenspecificatie bepaalt hoe de specificaties van de eisenspecificatie moeten worden uitgevoerd. Zij vormt de basis van alle activiteiten tijdens de realisatie en moet een integrerend deel uitmaken van het contract tussen opdrachtgever en opdrachtnemer.
6. Ingebruikneming
De inbedrijfstellingsfase van het project valt uiteen in een laboratoriumfase, de overgang van het oude naar het nieuwe WMS en de opleidingsmaatregelen die parallel daaraan plaatsvinden. In de laboratoriumfase worden tests uitgevoerd met het nieuwe WMS onder laboratoriumomstandigheden, maar met reële gegevens. De overschakeling van het oude naar het nieuwe WMS kan plaatsvinden in parallelbedrijf of door rechtstreekse overschakeling.
7. Acceptatie
Tijdens de acceptatiefase van het project worden de in de specificaties en eisen beschreven functionaliteiten en responstijden gecontroleerd door middel van prestatie-, functie- en beschikbaarheidstests, alsmede de simulatie van incidenten en de verificatie van noodstrategieën.
Het WMS gaat in productie wanneer alle gegarandeerde eigenschappen van het WMS zijn gecontroleerd, de transacties aan de eisen voldoen, het acceptatieprotocol geen fouten of lacunes bevat en door beide contractpartners is ondertekend.