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Instandhaltung & Ersatzteillager effizient steuern mit WMS

10.03.2026

Mit einem modernen WMS schaffen Sie Transparenz im Ersatzteillager und reduzieren Stillstände nachhaltig.

Viele Unternehmen leisten Erstaunliches für ihre externen Kunden in der Lagerverwaltung:

• optimierte Prozesse
• moderne Software
• hohe Servicelevels

Doch intern?

Gerade bei der Instandhaltung werden diese Potenziale häufig verschenkt.Ersatzteile, Materialien und Werkstätten werden oft noch manuell, mit Excel oder „nach Sicht“ verwaltet.

Das Ergebnis:

• Fehlteile im Ernstfall
• unnötige Neubestellungen
• Zeitverlust
• Maverick Buying

Für wen ist das Thema relevant?

Für jedes Unternehmen mit eigener Instandhaltungsabteilung oder -mannschaft.

Denn:

• Stillstände lassen sich nicht planen
• Techniker sind nicht immer sofort verfügbar
• Ersatzteile müssen sofort griffbereit sein

Hilfe zur Selbsthilfe ist hier der entscheidende Hebel.

Typische Ausgangssituation:

• Ersatzteil- & Materiallager = gleichzeitig Werkstatt
• Keine klare Struktur
• Keine Transparenz über Bestände, MHDs oder Verbräuche
• Auswertungen (wenn überhaupt) nur mit viel Excel-Aufwand

Was ein modernes WMS konkret verbessert

Schnelles Suchen & Finden:

• Volltextsuche inkl. Bild Darstellung
• Vorher: zeitaufwendig, oft ohne Ergebnis

Saubere Bestandsführung bei Demontagen:

• Gebrauchte Teile werden korrekt zurückgebucht
• Vorher: Ablage im Regal und „Vergessen“ (unnötige Neubestellungen)

MHD-Verwaltung für Schmierstoffe:

• Automatische Überwachung
• Vorher: Ablauf = Nichtnutzung + Verzögerungen durch Neubestellung

Automatische Analyse der Bestandsbewegungen:

• Valide Datenbasis für den Einkauf
• Vorher: manuell, fehleranfällig oder gar nicht vorhanden

Mindestbestände & dispositive Wiederbeschaffung:

• Planung statt Bauchgefühl
• Vorher: Bestellung auf Zuruf mit Über- oder Unterbeständen

Praxisbeispiel: Mera Tiernahrung GmbH

Nach der Organisation des Instandhaltungslagers mit dem COGLAS WEB WMS konnten zahlreiche dieser Herausforderungen nachhaltig gelöst werden.

»Unsere Techniker müssen die Ersatzteile nicht mehr langwierig an verschiedenen Lagerorten suchen, sondern werden über das Smartphone direkt zum richtigen Lagerplatz geführt, wodurch sich die Stillstandzeiten deutlich reduziert haben.«
– Dominic Engels, Supply Chain Manager, Mera Tiernahrung GmbH

P.S.: Das COGLAS WEB WMS eignet sich nicht nur für Mittelstand, sondern auch ideal für Instandhaltungs- und Wartungslager in Großunternehmen.