WMS-Auswahl: Datenbasiert zur passenden Logistiksoftware
Ein Warehouse Management System (WMS) steuert, überwacht und optimiert zentrale Prozesse der Intralogistik - vom Wareneingang über lagerinterne Abläufe bis zum Warenausgang. Da sich Systeme, Anbieter und Services am Markt deutlich unterscheiden, wird die Auswahl eines geeigneten WMS zu einer strategischen Entscheidung mit langfristiger Wirkung.
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Strategische Relevanz einer zukunftssicheren WMS-Auswahl
Ein WMS wird in der Regel über viele Jahre genutzt. Entsprechend muss es nicht nur aktuelle Lagerprozesse abbilden, sondern auch künftige Entwicklungen wie Automatisierung, neue Lagertechnik oder veränderte Auftragsstrukturen flexibel mitgestalten. Neben reinen Funktionen zählen daher auch Integrationsfähigkeit, Schnittstellen, Wartung, Lizenzmodelle und die langfristige Zusammenarbeit mit dem Anbieter.
Validierte Marktdaten schaffen Vergleichbarkeit
Das Fraunhofer IML betreibt seit dem Jahr 2000 die herstellerneutrale Plattform »warehouse logistics«. Dort werden verschiedene Logistik IT-Systeme - darunter WMS, TMS, RPS und MES – strukturiert und objektiv vergleichbar gemacht. Die funktionalen Angaben der Systeme und die Merkmale der Anbieter werden jährlich von Expertinnen und Experten des Fraunhofer IML validiert. Unternehmen erhalten damit eine belastbare Datengrundlage für eine transparente und nachvollziehbare Systemauswahl.
Von der Prozessanalyse bis zur Inbetriebnahme: Der strukturierte Weg zum passenden WMS
Ein strukturierter WMS-Auswahlprozess gliedert sich von der ersten Bestandsaufnahme bis zur erfolgreichen Implementierung in vier wesentliche Phasen: Analyse, Konzept, Ausschreibung und Realisierung.
Abbildung: Unterstützungsangebot des Fraunhofer IML bei der Auswahl und Einführung eines WMS
- Analysephase: Transparenz über die Ist-Prozesse schaffen
Ein klassischer Auswahlprozess beginnt mit der fundierten Analyse der bestehenden Lagerprozesse. Im Rahmen von gezielten Lagerbegehungen und Workshops werden Materialfluss, Organisation, IT-Strukturen sowie spezifische Optimierungspotenziale systematisch aufgenommen. Durch eine präzise BPMN-Prozessdokumentation und eine umfassende Potenzialanalyse entsteht ein klares Bild der aktuellen Prozesslandschaft.
- Konzeptphase: Vom Soll-Prozess zur qualifizierten Longlist
In der Konzeptphase werden die analysierten Prozesse in konkrete Systemanforderungen übersetzt. Auf Basis des definierten Funktionsumfangs und des künftigen Soll-Prozess-Designs entsteht ein detailliertes Lastenheft, das exakt beschreibt, was das künftige WMS leisten muss. Über ein Benchmarking mittels der »Logistik IT Online Auswahl« werden die gewichteten Anforderungen mit Systemfunktionen, K.O.-Kriterien und Anbieterspezifika abgeglichen. Das Ergebnis ist ein klares Ranking geeigneter Systeme sowie eine qualifizierte Longlist potenzieller WMS-Anbieter.
- Ausschreibung: Vom Vergleich zur Vergabeempfehlung
Die Ausschreibungsphase dient dazu, den Kreis der Kandidaten von der Longlist auf eine fokussierte Shortlist von WMS-Anbietern zu reduzieren. Durch den systematischen Vergleich der Angebote werden die Lösungen objektiv gegenübergestellt. Nach der Durchführung der Anbieterpräsentationen werden diese umfassend bewertet, um schließlich eine belastbare und fundierte Vergabeempfehlung abzugeben.
- Realisierungsphase: Erfolgreiche Einführung und Systemabnahme
In der Realisierungsphase wird das Projekt von der Theorie in die Praxis überführt. Auf Basis der feingliedrigen Abstimmungen erfolgt die Revision und Finalisierung des Pflichtenhefts. Es folgt die engmaschige Begleitung der Inbetriebnahme, um Risiken im Go-Live zu minimieren. Durch professionelle Test- und Abnahmeunterstützung wird sichergestellt, dass das installierte WMS alle vereinbarten Funktionalitäten erfüllt und die Lagerprozesse reibungslos unterstützt
Datenbasierte Auswahl reduziert Projektrisiken
Dieses strukturierte Vorgehen eignet sich für Unternehmen, die ein WMS neu einführen, ablösen oder modernisieren möchten. Besonders hilfreich ist es bei komplexen Anforderungen, mehreren Lagerstandorten oder Investitionsentscheidungen, die über viele Jahre tragfähig sein müssen. Die datenbasierte Auswahl erhöht die Transparenz, reduziert Projektrisiken und schafft eine fundierte Grundlage für die spätere Umsetzung.
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