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Keep cool – WMS unterstützt Multi-Channel-Strategie
23.08.2023
WMS ProStore® bei bofrost* im Einsatz
Der Direktvertrieb von Lebensmitteln an die Haustür ist seit Corona deutlich gestiegen. Der europäische Marktführer im Direktvertrieb von Eis- und Tiefkühlspezialitäten bofrost* konnte auch dank des 2020 am zentralen Lagerstandort in Straelen eingeführten WMS ProStore® die gestiegene Nachfrage seiner Kunden zuverlässig bedienen und so einen Beitrag zur sicheren Lebensmittelversorgung in Deutschland leisten. Heute profitiert bofrost* mit ProStore® zudem von einer hohen Prozesssicherheit und neuen Funktionen für den weiteren Ausbau seines Geschäftsmodells.
Das 1966 gegründete Familienunternehmen bofrost* ist Pionier in der Lieferung von tiefgekühlten Nahrungsmitteln an die Haustür. Mit 249 Niederlassungen in 11 europäischen Ländern, davon 114 in Deutschland, ist bofrost* heute europaweit der größte Direktvertreiber von Eis und Tiefkühlkost.
Gestartet mit dem Verkauf und der Beratung über Katalog und Telefon können die Kunden heutzutage sämtliche Produkte auch bequem online oder mobil per App bestellen.
Auch im abgelaufenen Geschäftsjahr 2022/23 ist der E-Commerce-Anteil weiter gestiegen und macht in diesem Zeitraum 8,2 % am Gesamtumsatz aus. Über 6.000 Fahrzeuge sind europaweit im Einsatz, um die rund 4,1 Millionen Haushalte zum individuellen Wunschtermin mit erntefrischen Tiefkühlprodukten und abwechslungsreichen Eis- und Tiefkühlspezialitäten zu beliefern.
Neben der herausragenden Qualität und einer ansprechenden Produktauswahl tragen vor allem die Digitalisierung und eine effiziente Logistik zu diesem Geschäftserfolg bei.
Der Hauptsitz und zentrale Lagerstandort des Familienunternehmens mit insgesamt 11.096 Mitarbeitern liegt in Straelen am Niederrhein. Von hier werden nicht nur alle deutschen Niederlassungen, sondern auch die Vertriebsgesellschaften in den Benelux-Ländern regelmäßig, in der Regel sogar täglich bedarfsgerecht mit den bestellten Waren beliefert. Dazu werden sämtliche Bestellungen der Niederlassungen zentral im SAP-System bearbeitet und schließlich als Aufträge an das Lagerverwaltungssystem übergeben.
Durch die Bündelung der Warenströme vom zentralen Distributionszentrum in Straelen zu den Niederlassungen erreicht bofrost* eine hohe Effizienz und maximale Auslastung der Transporte.
Straelen ist ein seit 1977 gewachsener Standort mit insgesamt acht Kühlhäusern mit rund 18.000 Palettenstellplätzen bei einer Lagertemperatur von mindestens -22 °C. Diese unterteilen sich in vollautomatische, halbautomatische und konventionelle Kühlhäuser. Die Kommissionierung erfolgt automatisch durch ein Lagenpalettiersystem und manuell beleglos über Handhelds. Palettentransporte im Lager werden über Fördertechnik und/oder per Stapler durchgeführt.
Neuausrichtung der IT zur Lagersteuerung // bofrost* stellt Lager- und Logistik-IT mit TEAM zukunftssicher auf
Im Rahmen eines umfassenden Strategieprozesses zur innovativen Neuausrichtung des Geschäftsmodells plante bofrost* die Investition in ein modernes Lagerverwaltungssystem.
In diesem Zuge sollte die veraltete Lagerverwaltungs- und -steuerungssoftware, die Anfang der 90er individuell entwickelt und über die Jahre laufend erweitert wurde, durch ein zukunftsfähiges System abgelöst werden.
Nach Ausschreibung und eingehender Prüfung der Angebote für das umfangreiche IT-Projekt nahm bofrost* insgesamt zwei Anbieter in die engere Auswahl und entschied sich schlussendlich für das Paderborner IT-Unternehmen TEAM GmbH.
»Unser Geschäft wird immer digitaler. E-Commerce und Soziale Netzwerke gewinnen zunehmend an Bedeutung. Dementsprechend sollte unser neues WMS schnell und flexibel sein und dynamische Nachfrageschwankungen bewältigen können. Dazu haben wir verschiedene Systeme, unter anderem auch SAP, verglichen. Letztlich hat sich die Firma TEAM aufgrund des Gesamtpakets sowie einschlägiger Erfahrungen im TK-Bereich und der Lebensmittelindustrie durchgesetzt«, berichtet Dipl. Ing. Michael Virchow, Projektleiter SCM bei bofrost*.
Weitere elementare Entscheidungskriterien für die Software waren die Mandantenfähigkeit sowie die Verwendung von Standards.
Um die Komplexität des Lagers mit allen Prozessen und Funktionen in dem neuen System abzubilden, schloss sich direkt an die Auftragsvergabe eine sehr intensive Pflichtenheftphase mit hohem personellen Einsatz sowohl seitens bofrost* als auch von TEAM an. Einen hohen Stellenwert nahm dabei die Einbindung der technischen Systeme – insbesondere des Lagenpalettierers sowie die Absicherung der Kernprozesse vom Wareneingang über die Konfektionierung bis hin zum Warenausgang und der Produktion – ein.
Die von TEAM entwickelte und auf die Anforderungen von bofrost* angepasste Lösung basiert auf dem Warehouse Management System (WMS) ProStore® und verfügt für den direkten Datenaustausch mit dem SAP S/4 HANA ERP-System über eine IDoc-Schnittstelle.
Neue Funktionen wurden im Bereich der Hofsteuerung, der Dashboard-Anzeige, der weiteren Automatisierung und Optimierung der Planungsprozesse im Umfeld des Lagenpalettierers sowie der automatisierten Abwicklung der Produktionsfunktionen realisiert.
Umfangreiche Testphase ermöglicht Big Bang-Inbetriebnahme
Vor der eigentlichen Inbetriebnahme wurden das System und die Schnittstellen in einer Vorabinstallation über fast 3 Monate zunächst mit Echtdaten auf Herz und Nieren geprüft, in umfangreichen Testszenarien von den bofrost*Mitarbeitenden getestet und schließlich prozessorientiert abgenommen. Auch sämtliche Anwenderschulungen fanden bereits im Vorfeld der Inbetriebnahme in dieser Umgebung statt.
Die Überführung in den Realbetrieb (go live) erfolgte wie geplant nach dem Weihnachtsgeschäft zum Jahreswechsel 2019/2020.
»Wir konnten das System nicht in einzelnen Stufen in Betrieb nehmen, weil das vorhandene Lagerverwaltungssystem so integriert war, dass der Wechsel nur in einem Big Bang erfolgen konnte, sprich das alte System abstellen und das neue System einschalten. Das bedeutete, dass sämtliche Schnittstellen sofort aktiv waren und überwacht werden mussten. Um den reibungslosen Betrieb zu gewährleisten, haben wir das System in den ersten sechs Wochen rund um die Uhr im Drei-Schicht-Einsatz vor Ort betreut, um nötige Änderungen schnellstmöglich umzusetzen oder Fehler zu beheben« erinnert sich Projektleiter Jörg Olschewski von TEAM.
»Die gesamte Vorgehensweise mit der intensiven Planungs-, Projektierungs- und Testphase war aufwändig, hat sich aber letztlich ausgezahlt, da viele Funktionen vorab frühzeitig getestet und bewertet werden konnten. Dadurch wurde das Risiko der Big Bang-Inbetriebnahme ohne Fallback-Szenario reduziert. Schon wenige Tage nach der Abschaltung des alten und der Umstellung auf das neue System konnten wir den produktiven Betrieb an unseren Niederlassungen starten. Nach 4 Wochen lag unser Output bereits bei 1.000 Paletten pro Tag«, resümiert Virchow zufrieden.
Höchstleistungen bereits kurz nach Inbetriebnahme
Mit der Umstellung auf das neue Warehouse Management System ProStore® hat bofrost* die Möglichkeit geschaffen, seine Logistik an die sich verändernden Anforderungen der Kunden anzupassen und das bofrost*Geschäftsmodell zeitgemäß und innovativ auszurichten.
Die Bestellungen der Kunden treffen heute über die verschiedenen Vertriebskanäle ein und können nun sehr zeitnah und deutlich effizienter bedient werden.
Dank der Mandantenfähigkeit von ProStore® hat bofrost* zudem die Möglichkeiten geschaffen, auf zukünftige Anforderungen reagieren zu können. Den professionellen Support durch TEAM hat sich bofrost* über einen Wartungsvertrag gesichert.
»Mit Blick auf die Zukunft sehen wir zusammen mit TEAM als Partner weitere Potentiale, die wir gemeinsam heben wollen. Dazu gehören zum Beispiel weitere Optimierungen im Materialfluss aber auch die Themen Energie und Nachhaltigkeit, die für bofrost* als Familienunternehmen zusammen mit dem sozialen Engagement wichtige Bestandteile der Firmenphilosophie sind«, ergänzt Virchow.
Umsatzwachstum stark gesteigert
Das Weihnachts- und Ostergeschäft sind Hochsaison bei bofrost*. Im Jahr 2020 kam es zudem im März aufgrund des Lockdowns infolge der Corona-Pandemie zu einem plötzlichen rasanten Anstieg der Nachfrage, denn die kontaktlose Lieferung bis an die Haustür bot eine gute Möglichkeit, Kontakte zu reduzieren und Ansteckungsrisiken zu verringern.
Diese besondere Herausforderung konnte bofrost* mit dem neuen WMS erfolgreich bewältigen und so die gestiegene Nachfrage der Kunden zuverlässig bedienen, sowie einen Teil zur sicheren Lebensmittelversorgung in Deutschland beitragen.
»Die punktgenaue Umsetzung ohne Anlagenstillstand mit keinem einzigen Ausfall einer Lieferung an unsere Niederlassungen und damit die Sicherstellung der Lieferfähigkeit gegenüber unseren Kund*innen waren für mich die herausragenden Highlights dieses Projektes« zeigt sich Virchow höchst zufrieden.
Neun Wochen nach Start des neuen Systems erreichte das Lager seinen historisch höchsten Warenumschlag. Das ist ein beeindruckendes Ergebnis im Rahmen der Umstellung eines sehr komplexen Projektes, auf das auch TEAM sehr stolz ist.