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Software Templates erfolgreich ausrollen
31.01.2011
Vorgestanzte Lagerverwaltung
Die Einführung oder Ablösung großer Softwaresysteme,die von einer Menge Anwender genutzt werden und an vielen Standorten im Einsatz ist, ist kein Kinderspiel. Templates - Mustersoftware, die als Vorlage für eine Reihe von Installationen dienen kann - können Risiken reduzieren und die Erfolgsaussichten steigern.
Müssen wichtige IT-Systeme in Unternehmen erneuert werden, herrscht häufig höchste Alarmbereitschaft: Die bestehenden Funktionalitäten müssen schnellstmöglich wieder zur Verfügung stehen und das neue System soll Mehrwert mitbringen. Die zentrale IT-Abteilung verfolgt zudem eigene Ziele wie die Harmonisierung der Software- Landschaft, die Nutzung aktueller Technologien und die Reduktion von Wartungskosten.
Fachabteilungen interessieren sich dagegen für eine Prozessharmonisierung und -optimierung, die Verbesserung von Transparenz und Kontrolle und für Ergonomie. Ein neues System muss, wenn es akzeptiert werden soll, die Arbeit erleichtern und besser zu bedienen sein, als die Lösung, die man dafür aufgeben muss.
Mastersystem als Vorlage
Um allen Wünschen gerecht zu werden und die Komplexität der Umstellung besser handhaben zu können, bietet sich die Entwicklung eines Templates und dessen anschließender Rollout an.
Ein Template ist ein generisches Programmgerüst, das für jeden Einsatzfall - etwa bei unterschiedlichen Standorten lokalspezifisch angepasst oder erweitert wird. Durch eine vorhandene Lösung als" Muster" können Rollouts mit hoher Effizienz durchgeführt werden. Auch Support und Wartung vereinfachen sich durch diese Standardisierung. Wenn ein Problem auftritt oder Verbesserungen vorgenommen werden sollen, können diese zentral erfolgen und werden auf die externen Systeme verteilt.
Templates für komplexe Anforderungen
Grundsätzlich lassen sich drei Arten von Templates unterscheiden. Im Individualprozess-Template werden nur wichtige Grundstrukturen im Template ausgeprägt. Die weitere Ausgestaltung erfolgt lokal im Rollout. Dies bedeutet nicht, dass so ein Template wenige Funktionen hat. Vielmehr sind die Funktionen so gekapselt, dass Sie leicht zu- oder abgeschaltet oder leicht lokal modifiziert werden können, ohne das Template an sich zu destabilisieren. Diese Art von Template eignet sich besonders für komplexe Rollouts bei stark heterogen geprägten Standorten.
Template für Standardprozesse
Beim Standardprozess-Template werden die wesentlichen Kernfunktionen bereits im Template ausgeprägt und dann im Rollout nochmals an lokale Gegebenheiten angepasst. Hierbei steht im Mittelpunkt, dass die einzelnen Standorte vergleichbare Kernprozesse haben, die damit abgedeckt sind. Lokalspezifische Funktionalitäten können während des Rollout angebaut werden. Standardprozess-Templates werden für Rollouts mittlerer Komplexität, bei denen die zentralen und lokalen Anforderungen ausgewogen sind, eingesetzt.
Einheitstemplate bei geringen Anpassungen
Das Einheitsprozess-Template wird vor seinem Einsatz fast vollständig fertig gestellt. Beim Rollout an den einzelnen Standorten werden nur noch im geringen Umfang Anpassungen, etwa bei den Organisationsstrukturen vorgenommen. Zusatzfunktionalitäten finden nur in Ausnahmefällen Eingang. Ein derartiges Template eignet sich vor allem für den Massenrollout einer Software an Standorte mit gleichen Funktionsanforderungen und Prozessen. Zentralen Anwendungen lassen sich so nicht nur schnell ausrollen, sondern gleichzeitig benchmarken. Zwischen den drei Formen gibt es natürlich noch Mischformen.
Die passende Strategie
Vor der Templateerstellung ist es zwingend erforderlich zu ermitteln, welche Art von Template entwickelt werden soll. Neben Art und Umfang ist jedoch auch die Rolloutstrategie von entscheidender Bedeutung. Sollen Prozesse vereinheitlicht werden, greift man zum Standardtemplate und benötigt dazu den passenden Einführungsplan. Wird Wert auf Individualität gelegt, sieht auch die Strategie anders aus. Zudem hängt der Rollout vom Zeitrahmen und vom Personal ab, welches zur Verfügung steht. Beides sollte zum Projektziel passen.
Auch hier kann man drei Formen unterscheiden. Bei der sequentiellen Strategie starten die Rollouts nacheinander oder mit nur geringer Überlappung. Diese Methode ist geeignet für mehrere große Rollouts. Das Team hat die Möglichkeit, die Erfahrungen aus den vorangegangenen Rollouts bei den nächsten zu nutzen, so dass sich Synergien und Verbesserungen ergeben. Durch eine Ein-ServerStrategie kann die Funktionalität schrittweise erweitert werden und allen gleichzeitig zur Verfügung stehen. Der Rollout nach Clustern kann zum Einsatz kommen, wenn Standorte oder Systeme von vergleichbaren Anforderungen an Größe, Funktion beziehungsweise Komplexität geprägt sind. Die einzelnen Standorte werden geclustert und anschließend ein Cluster nach dem anderen eingeführt. Die Methode ist nur geeignet, wenn sich die Standorte auch vernünftig zusammenfassen lassen. Der Vorteil der Methode liegt im geringeren Zeitaufwand, der Nachteil im erhöhten Personalbedarf. Eine erfolgreiche Maßnahme ist die Einbeziehung von Key-Usern aus Standorten, die bereits in Betrieb sind.
Weichen die Cluster funktional stärker voneinander ab, dann kann diese Rollout-Strategie zur iterativen Erweiterung des Templates genutzt werden. Entscheidend ist dann, dass der erste Standort eines Clusters separat eingeführt und stabilisiert wird, bevor die anderen Standorte an die Reihe kommen.
Beim Rollout durch "Big-Bang" starten alle Rollouts gleichzeitig. Empfehlenswert ist die Methode nur bei geringer Komplexität der funktionalen Anforderungen. Mit dem" Big-Bang" einher geht hoher Personalaufwand, da jeder Standort ein Team braucht. Entsprechende Trainingsmaßnahmen müssen im Vorfeld durchgeführt werden.
Der Vorteil der Methode liegt in der Geschwindigkeit. Wer also schnell einführen muss, sollte über diese Methode nachdenken.
Planung und Durchführung
Sind Art und Strategie festgelegt, sollte jeder Rollout als eigenes Projekt mit den Phasen Konzeption (" Fit-Gap-Analyse"), Realisierung, Test, Go-Live und Support geplant werden. Es sollte auch geklärt werden, ob zuerst das Template und dann der Rollout erfolgen oder das Muster im Rahmen eines Pilotstandortes erstellt wird. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die Klarheit des Zieles bei allen Beteiligten. Geklärt sollte auch das Vorgehen bei der Template-Erstellung sein.
Die Forderung an die Projektleitung - sei es intern oder über einen externen IT-Dienstleister abgedeckt: Die Wünsche der lokalen Einheit müssen so gesteuert werden, dass die Vorteile eines Templates nicht durch eine Vielzahl von lokalen Sonderwünschen zerstört werden. Das ist erfolgskritisch!
Ist ein Template dann eingeführt, stellt sich die Frage nach Wartung und Performancekontrolle: Eine einheitliche Ausgangsplattform macht eine Erfolgsmessung anhand von Key-Performance-Indikatoren (KPI) möglich. Die besten KPI dienen als Benchmark für alle vergleichbaren Installationen und sorgen so für eine kontinuierliche Konkurrenzsituation und Verbesserung.
Der fachliche und technische Support kann sowohl lokal wie zentral organisiert werden. Beim zentralen Support ist die Herausforderung, Know-how für lokale Anforderungen und Systemeinsteilungen aufzubauen. Bei lokalem Support ist sicherzustellen, dass die Template-Einstellungen nicht zu sehr lokalisiert werden.
Laufende Systempflege der Applikationen und Datenbanken ist jedoch genauso wichtig wie die permanente Dokumentation von Veränderungen. Die im laufenden Betrieb entstehenden neuen Anforderungen müssen in die Software eingebracht werden. Dabei ist immer zu unterscheiden, ob die Veränderungen global eingebracht werden oder als lokale Erweiterungen eingespielt werden.
