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5 Merkmale intelligenter Workforce Management Tools

16.11.2021

Die Personaleinsatzplanung kann eine sehr komplexe und zeitaufwändige Aufgabe sein. Doch eine genaue Planung ist der Schlüssel zu bestmöglichem Ressourceneinsatz, hohen Serviceniveaus und optimierten Betriebskosten. Die Planung mit Excel-Tabellen stößt – vor allem im heutigen, schnelllebigen Logistikumfeld – rasch an seine Grenzen. Was Schichtplaner brauchen, ist ein Planungstool, das Zeit spart und Flexibilität erhöht.

Was macht Workforce Management effizient?

Eine intelligente Ressourcenplanungs-Lösung kann bis zu mehreren Stunden pro Manager und Woche einsparen und sie produktiver und effizienter machen. Doch welche Funktionen machen ein Workforce-Management-Tool intelligent? Hier ist ein kurzer Überblick über die Wichtigsten.

1. Automatische Zuweisung der richtigen Personen

Sie brauchen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Ein intelligentes Tool berechnet die Ressourcen automatisch entsprechend dem Auftragsvolumen und den Schichtanforderungen. Es stellt sicher, dass das Personal auf die effektivste Weise eingesetzt wird. Verschiedene Faktoren wie Kompetenzen, Teams, gesetzliche Arbeitszeitbeschränkungen usw. müssen berücksichtigt werden, um die besten Mitarbeiter für jeden Prozessschritt einzusetzen. Mit einem Mausklick können alle Mitarbeiter automatisch den Prozessen zugewiesen werden.

2. Effiziente Kommunikation

Eine schnelle und einfache Kommunikation mit den Mitarbeitern ist essenziell. Eine Smartphone-App hilft, mehr Transparenz zu schaffen. Vorgesetzte können Schichtpläne in der App veröffentlichen und so die Mitarbeiter schnell informieren. Die Mitarbeiter können auf ihrem eigenen Smartphone ihren Schichtplan abrufen, ihre Vorgesetzten über ihre Verfügbarkeiten informieren und auch Urlaubsanträge online senden. Die Anträge sind sofort für die Manager verfügbar; Änderungen können schnell per Mausklick genehmigt oder abgelehnt werden.

3. Flexible Anpassung

Der beste Plan kann schnell durch unvorhergesehene Ausfälle gefährdet werden. Außerdem müssen Manager mit täglichen Auftragsschwankungen zurechtkommen. Ein intelligentes Workforce Management System ermöglicht es Mitarbeitern, die unerwartet nicht in der zugewiesenen Schicht arbeiten können, das per Smartphone-App zu melden. Kollegen werden über die offene Schicht informiert und können sich dafür melden. So können schnell offene Positionen mit Mitarbeitern besetzt werden, die arbeiten möchten. Dieses System ermöglicht es dem Management, genauer zu planen, und den Mitarbeitern, ihren Arbeitsplan besser an ihre Freizeitpläne anzupassen.

4. Aus der Vergangenheit lernen

Ein intelligentes Ressourcenplanungs-Tool sollte aus der Vergangenheit lernen und intelligente Prognosen auf der Grundlage historischer Daten erstellen. Einerseits sollten frühere Leistungen, Kompetenzen und Schulungen der Mitarbeiter bei der Planung berücksichtigt werden. Andererseits kann maschinenbasiertes Lernen helfen, die Schichtplanung zu optimieren. Durch den Abgleich historischer Daten mit aktuellen Zahlen können die Schichtzeiten genauer geplant und die zukünftige Leistung verbessert werden.

5. Zeit und Geld sparen

Je genauer die Schichten geplant werden, desto besser können die Ressourcen optimiert und die Kosten minimiert werden. Sie stellen sicher, dass die Service Levels effizient eingehalten werden und die Abläufe kontinuierlich verbessert werden können.

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